国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定.docx

国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定一总 则1、为加强公司文书档案的科学、规范管理，提高文书档案工作质量，保证和维护档案的安全、完整，进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理直接服务的作用，根据中华人民共和国档案法及档案法实施办法，结合本公司实际情况特制订本暂行规定。2、本规定所称档案，是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。3、公司各部门、分子公司所有员工均有保护公司档案的义务。4、公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。二档案管理的机构和职责1、公司行政部为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。2、公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则。3、各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。4、行政部档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单须报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。5、档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。6、档案管理员应当忠于职守，遵守公司档案管理规定和保密规定 ，保守公司秘密，不得向其他人员泄露档案内容。三 档案的收集1、坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、分子公司专（兼）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料，即把好文件“质量关”，要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备，处理的来龙去脉是否注明，文件质量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续。2、凡公司发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部统一收集管理。3、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、立卷、归档。4、公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。5、召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交，季度统一向档案室移交。6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必须为原版、原件，照片含底片） 。四、归档范围1、公司应归档的资料包括：公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。2、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、规定等文件材料。3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。5、重要的会议材料，参加上级部门会议带回的会议材料，公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。6、公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。8、公司的财务报表、账本、凭证等。9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的文件材料。10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。12、凡是加盖过公章未经正式使用文件资料的必须交回行政部。五档案的立卷1、公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。2、各部门对处理完毕或保存的文件资料，由专（兼）职档案管理员集中统一保管。3、各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。4、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案人员归卷。5、 专 （兼） 职档案管理员应及时将收集的文件材料， 按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员配合，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。五、文件归档与移交1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；2、 移交清单 （见附表一）一式二份，清单上需包含的内容：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。3、文件移交清单三方签字为有效。4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，具体的分类标准为：先大类（行政管理、经营、科研、后勤） ，后部门（董事会、行政、人事、财务部、项目部等） ，再小类（文件在前、资料在后） 。5、保管期限分为永久、长期（50 年） 、短期（15 年）三种。新规则对 2007年以后形