生物公司文件控制程序.docx

生物公司文件控制程序1、目的加强对安全标准化管理体系所要求的所有文件予以控制，确保在安全标准化管理体系运行中起重要作用的各个场所都可获得并使用适用文件的有关版木。2、适用范围本程序适用于本公司对安全标准化管理体系所要求的所有文件进行控制。3、职责3.1、安全部科是安全文件控制的归口管理部门，负责分工的安全标准化管理体系文件的编制、审核，负责安全标准化管理体系文件的标识、发放、保管、更改、回收、作废管理。3.2、安全部科负责分管管理文件的编制、审核，并负责外来文件适用性的审核和控制。3.3、总经理负责安全标准化管理手册的批准和发布。3.4、主管安全副经理负责程序文件和管理文件的批准。3.5、各部门负责本部门与安全标准化管理体系有关的管理文件的编制、审核和本部门所有文件的管理和控制。4、工作程序4.1、文件的编号管理手册手册： GSTG（ANQ）-SC-2013程序文件： GSTG（ANQ）-CX-XX管理文件： GSTG（ANQ）-GL -XX记录： GSTG（ANQ）-JL -XX4.2、文件的编写、审核、批准、发放4.2.1、文件发布前应由授权人批准，以确保文件是充分、适宜的；管理手册、程序文件由安全科编制，经安全副总审核，总经理批准、发布；其它管理文件由主管部门编制，本部门经理审核，主管领导批准。4.2.2、文件的发放由总经理办公室负责，并填写文件发放记录由收文人签收，应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有关版本，同时备案存档。4.2.1、因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件应在原分发号后标注“一补 a”，并注明已丢失文件的分发号作废，发放部门做好相应签发记录。4.3、文件的评审和更新当发现在用的安全标准化管理体系文件的充分性与适宜性存在问题时，应由文件的形成部门及时组织对其评审与更新并按规定再次批准。4.4、文件的受控状况4.4.1、文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡与安全标准化管理体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再批准、标识、回收、作废等均应受到控制，各主管部门按本程序执行。4.4.2、受控文件应在文件封面上加盖红色“受控”印章井注明分发号。4.4.3、“非受控”文件指如发给外部的安全标准化管理手册等无法跟踪控制的文件。4.4.4、安全部应编制本公司安全标准化管理体系文件的受控文件清单 。并公布以便使用部门随时堂握和使用文件有效版本。4.5、文件更改和现行修订状态的控制4.5.1、安全标准化管理体系文件需要更改时要由相应主管部门填写文件更改处置单 ，经原审批部门审批，再由相应部门指定该文件负责人进行更改。如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。4.5.1、文件更改和现行修订状态应在所更改的文件和受控文件清单上进行标识，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别；4.5.1、文件更改后，应按该文件发放范围及时收回失效或作废文件，以确保有效文件的唯一性。4.6、文件的保存、回收、作废与销毁4.6.1、文件的保存（1）所有文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；（2）所有安全类原始文件都必须在公司档案室存档，各部门文件由本部门保管，安监室对各部门安全类文件保管情况进行检查；（3）任何人不得在受控文件上涂改、乱划，确保文件清洁和清晰，易于识别和检索。4.6.2、文件的回收、作废与销毁（1）安全科及时从文件使用场所收回失效和作废文件，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；（2） 若因任何原因需保留的作废文件，应在文件封面上加盖“作废留用”印章加以标识并单独保存。对要销毁的作废文件，由相关部门写明作废文件目录，经主管副总批准后，由总经理办公室进行销毁。4.7、外来文件的控制外来安全文件与法律法规由主管副总审批其适用性并确定发放范围安全科统一编号，加盖受控章，报总经理办公室纳入受控文件清单中，控制其发放并跟踪其修订状态，适时对修订或换版文件进行更换确保在使用处可获得适用文件的有效版本。4.8、文件的借阅、复制需借阅、复制文件时，经相关部门负责人按规定权限审批后向文件管理人员借阅、复制。借阅文件应在文件借阅记录上签字，借阅者应按期归还，复制的受控文件必须由文件管理人员登记编号，并加盖“受控”印章。4.9、记录是一种特殊文件，应按记录控制程序进行控制.4.10、总经理办公室应每季度对各部门受控文件管理情况进行一次检查，并形成记录。5、相关文件记录控制程序受控文件清单文件发放记录文件更改处置单文件借阅记录