成为一名出色的秘书的方法.ppt

《成为一名出色的秘书的方法》讲解了如何通过专业技能的提升以提高工作效率，减轻上司的工作负荷，并享受更多工作乐趣。该文档详细描述了秘书的工作职责，包括接待来访客人、接听电话、管理文档资料、起草文件、安排工作行程、记录提醒会务安排及会议内容、处理往来信函和传真、出差安排以及办公设备物品购置等。同时，文中强调了秘书应具备的素质，如保守机密、良好的文字处理能力、时间管理技巧、良好的个人形象、主动性与可靠性、准确性、随机应变能力、认同不同个性及冷静处事的态度。在阐述秘书的重要性时提到，在现今社会中，秘书不仅作为上司的助手，还承担着部门沟通协调的任务，成为机构不可或缺的角色。特别指出保密工作的关键性，即不向任何人透露公司机密信息；并介绍了文字处理能力要求、时间管理方法、个人形象塑造、主动性和可靠性的培养、准确无误的工作态度、适应变化的能力、尊重不同个性的相处之道以及保持冷静的心态等方面的内容。此外，还讨论了秘书工作中跟综事件进程和结果的重要性，从简单的文件打印到成为上司得力助手的不同层次的工作方式转变，以及秘书在服饰、化妆、举止等方面的规范。对于电话接听、信函处理、使用标准文件格式、待客礼仪和会议安排等方面也进行了详尽说明。

《成为一名出色的秘书的方法》适用于希望提升自身职业技能的在职秘书或有志于从事秘书行业的求职者。无论是初入职场的新手还是有一定工作经验的人员，都能从中获得关于秘书职业所需知识和技能的全面指导。此文档同样适合企业的人力资源管理部门，用于培训新入职秘书或对现有秘书团队进行职业素养提升训练。它能帮助秘书更好地理解自己的角色定位，掌握高效工作的方法，从而为公司和个人职业发展做出更大贡献。