档案服务规范DB14T 2629-2023公共资源交易平台.pdf

《公共资源交易平台 档案服务规范》讲解了山西省地方标准DB14T 2629对于公共资源交易平台档案服务的系统性规定。该文件涵盖从术语和定义到评价与改进的全过程，旨在指导电子档案在平台运营机构中的应用。范围中提到文件不仅规范电子档案管理的基本要求、分类体系，还包括详细的文件收集整理规则。通过归档和存档操作确保每个阶段的数据准确性与可追溯性，并对涉及的不同类目（工程类、采购类、自然资源类和产权资产类）档案资料的具体内容给出了明确规定。文档中强调了电子文件和元数据的概念以及这些数据在整个公共资源交易过程中的重要角色。同时，明确了电子档案管理系统的作用，它用于支持电子文件及档案从创建至存储使用的全流程处理，保证了系统具有必要的查询功能并经过安全性评估。为了确保档案的真实性和完整性，本标准建议将资源交易活动中产生的信息根据不同的项目统一管理和全程监控。另外，文档还涉及如何处置过期或失效的档案以符合安全规定，同时建立有效的档案服务渠道，让有关单位和个人能够便捷利用存档信息，最后是围绕服务质量提出的评估和改进建议。

《公共资源交易平台 档案服务规范》适用于山西省范围内公共资源交易平台运行服务机构所提供的电子档案服务活动。特别是那些致力于提供高效、公正服务并且重视电子档案管理的安全性的相关机构。这些机构可以依据此规范完善自己的管理体系，在日常工作中实现对交易过程中各类资料如文本、图像、音频等进行科学化的采集、分类和储存。此规范帮助确保各类型的公共资源交易平台能够依法依规地开展业务活动，维护市场的健康稳定，保障社会公共利益免受损害。适用于工程招标、政府采购等多个公共资源领域，在具体实践中发挥着不可替代的作用，促进了政务公开透明度和服务质量的有效提升。