档案室安全的管理制度.docx

档案室安全的管理制度1 范围本制度适用公司档案室档案存放、保管的安全管理工作。2 目的为加强公司档案室安全管理，确保档案存放安全，更好的为公司生产经营工作提供服务，制定本制度。3 各级人员安全工作职责3.1 分管档案工作领导职责3.1.1 组织开展宣传教育活动，贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策。3.1.2 加强对档案工作的领导，在档案室安全方面，从人力、财力、物力上给予支持；及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与公司整体工作协调发展。3.2 档案管理部门负责人职责3.2.1 组织本部门人员学习档案法规，执行档案工作规章制度，把档案工作列入本部门的工作计划。3.2.2 对档案室安全工作进行监督、指导、检查工作，保证档案室安全。3.3 档案室主任工作职责3.3.1 贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度，负责建立公司档案工作规章制度。3.3.2 具体负责档案室安全管理，根据档案室安全管理工作需求，逐级向领导提出改进工作和改善条件的意见和建议。3.4 专职档案管理人员职责3.4.1 负责集中统一管理公司文书、业务、会计、基建、设备、声像、统计等档案，编制检索工具，并提供利用服务。3.4.2 负责做好档案资料收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、催还和移交等工作。3.4.3 切实加强档案的保护，做好“八防”工作，保障档案的完整与安全。3.4.4 认真执行国家、行业、公司有关保密制度。3.4.5 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。3.5 档案鉴定工作领导小组职责3.5.1 贯彻执行档案法及党和国家有关档案工作的各项方针、政策。3.5.2 按照公司各类档案保管期限要求，根据档案管理人员提出的申请，确定档案资料的重要程度，及时组织有关人员对档案资料进行鉴定，确定是否销毁。指定 2 名以上人员实施档案资料销毁，并督促、检查制度履行情况。3.5.3 不断提高小组成员本岗位业务技能，了解熟悉档案工作有关要求，增强甄别能力。3.5.4 认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案的安全和保密。4 档案管理4.1 文件材料归档制度4.1.1 根据天昌公司文件材料归档范围保管期限表要求，各部门将承办完毕的、具有查考利用价值的文件、材料（包括帐、表、凭证、基建、声像等），按时收齐整理归档。各部门兼职档案员负责具体收集、整理，部门负责人在档案资料上交公司档案室前进行把关。4.1.2 文件材料归档范围：公司内部形成的文件、材料和上级下发的所有有关行业方针、政策、规定和反映单位主要职能活动的文件、材料、声像等。4.1.3 归档时间：按照归档规范要求，每年 3 月底前，综合档案室对各部门上交的档案资料整理后及时归档。4.1.4 综合档案室协助各部门做好专业、科技、声像等档案的归档工作，并办理接收手续，统一归档。4.1.5 综合档案室在完成归档的同时，切实做好各种资料、书刊、报纸的收集整理装订工作。4.2 档案收集制度4.2.1 综合档案室对公司文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导，督促检查。4.2.2 各部门兼职档案员负责收集反映本部门业务工作情况的各种数据、报表、记录等资料，于年度结束后三个月内将全部文件材料分门类整理好并形成目录，交综合档案室归档保存。4.2.3 具体实施部门负责公司重大活动、重要会议材料的收集工作。4.2.4 公司内部形成的设备（仪器）材料，由档案员参加开箱时直接收集归档；本公司形成的基建档案，由档案员在参加“基建工程竣工验收会”时随时收集归档。4.2.5 公司内部形成的各种声像材料，上级机关颁发的奖牌、奖杯及各种荣誉证书，由综合档案室随时收集归档。4.3 档案保管制度4.3.1 档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬）措施。4.3.2 档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。4.3.3 档案保管人员要提高警惕，增强保密观念，出入档案室要注意关门落锁，下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。4.3.4 保持档案室内的清洁卫生，按时记录档案室内温湿度，定期检查，补充杀虫灭菌药物。4.3.5 对室藏档案要定期进行检查、核对、做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。4.4 档案安全保密制度4.4.1 档案工作人员要认真执行中华人民共和国保守国家秘密法，严格遵守保密守则，切实保证档案的安全管理。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。4.4.2 综合档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。4.4.3 未经批准，任何人不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。