履约过程风险发函时点提示及函件指引.pdf

履约过程风险发函时点提示及函件指引（2023 版）中建科技集团有限公司二二三年八月1序序言言为践行全面风险管理，提高全员履约资料证据意识及履约过程风险管控能力，为项目顺利结算、索赔、盈利创造条件，商务管理部（法律事务部）组织开展项目履约资料发函时点梳理，针对项目履约过程中需要发函的情形，编制函件模板，明确不同情况下的收函主体、发函内容等，并结合合约法务工作以来已发的函件，筛选出相应优秀范例，确保项目在风险事件发生后能够找到相关函件范本，第一时间向相关主体发函，为项目顺利结算、索赔、盈利创造条件。本指引根据项目履约过程中碰到的各种情形共分为九大类，分别为施工现场类，图纸类，工程款、农民工工资类，工期类，施工质量类，维保类，资料材料类，结算类及其他类，希望各分子公司、各项目部能够按照本范本的发函时点要求，做好履约资料的收集、留存，以实现履约风险有效管控。指引中所包含范例尚未涵盖所有模板，待日后进一步修订与充实，也欢迎广大同事使用指引过程中如有好的意见或建议及时向我们反馈，商务管理部（法律事务部）全体人员将坚持“突破、专业、高效、赋能”的工作理念，为项目做好服务支撑，助力公司高效高质发展！商务管理部（法律事务部）二二三年八月2使用说明使用说明1、本函件模板适用于公司各项目履约过程中的函件起草，各项目可根据实际情况选择和使用。2、函件起草需按照模板将各项内容填写完整：（1）函件编号：根据实际情况进行编号，按序将函件进行保存。（2）工程名称：应按照总包备案合同名称准确填写，禁止使用简称、统称、公司名称等。（3）主送：填写企业全称，可以参见企业营业执照或全国信用信息公示系统公示（网址：http:/gsxt.saic.gov.cn）。（4）抄送：根据函件具体内容选择抄送单位，如监理单位、分包单位等。（5）主题：根据已发布的函件模板内容填写完整即可；若项目根据实际情况起草，则简明扼要的写明函件主题。（6）正文部分：根据已发布的函件模板内容填写完整即可；若项目根据实际情况起草，则注意函件正文一般应包括以下三三个要素：a.对工程已（将）造成影响的事实描述：XXXX 年 XX 月 XX 日，本工程发生 XXXX，导致（预计）何种影响；b.我司已（拟）采取何种措施，或要求对方采取何种措施；c.根据合同约定相关责任划分。（7）附件：能够证明事实情况的书面材料、照片、影像资料等应作为附件在正文下列明目录，并按顺序附至函件之后。（8）落款：项目部名称同抬头工程名称一样填写完整。（9）签收人：函件送达后应当由收函方负责人签字，若遇到拒收情况，则应当按照项目履约阶段重要履约资料快递邮寄指南要求向收函方注册地址及法定代表人处寄送，并保留相关快递底单及邮政官网派送情况图。（10）说明：按照实际情况填写完整。3、红色“填写说明”为填写内容的说明，项目在使用函件模板时应按照填3写说明要求填写，并将红色说明部分删除。4、本函件模板只是通用模板，若项目遇到实际情况比较复杂、风险较大，项目可以联系商务管理部（法律事务部）协助起草。4目目录录第一类第一类施工现场类施工现场类1.1 现场移交场地不符合合同要求时.21.2 合同约定开工日期届至，但业主四证未齐备的.41.3 政府及行业主管部门要求停工的.71.4 项目自然条件发生变化（文物古迹）.91.4 项目自然条件发生变化（障碍物）.111.5 项目实施过程中发生不可抗力.141.6 项目分包工作内容已经完成，不及时撤离.20第二类第二类图纸类图纸类2.1 提出图纸会审需求.202.2 关于尽快按照合同要求提供图纸的函.222.2 关于施工图纸有错漏相关事宜的联系函.232.3 关于现场无法按照图纸施工的函.322.4 施工图纸不符合要求的.362.5 未按时提供施工图纸的.31第三类第三类工程款、农民工工资类工程款、农民工工资类3.1 指定分包未足额缴纳配合费的.343.2 业主未按照合同约定的时间支付足额预付款、进度款的.363.3 业主未按照合同约定的时间退还质量保证金.403.4 业主未按照合同约定的时间提供支付保函.413.5 关于可能引发纠纷问题的函.423.6 项目实施过程中劳动力、货物以及工程其他投入的成本发生上涨的.483.7 关于收到业主变更单，需要澄清现场发生拆改的函.503.8 关于分包单位涉及到第三方扣款的函.513.9 由于市场波动，导致人材机涨价，超过我方风险承担范围.533.10 政府新规范、新标准发布，或相关法律法规变更，导致费用变更.563.11 关于总包代发工人工资事宜的函.605第四类第四类工期类工期类4.1 关于指定分包工期不符合要求的函.644.1 关于分包单位工期不符合要求的函.664.2 甲供材未按供货时间约定及时供货.664.3 由于业主、指定分包或甲供材料导致工期延误.71