会议管理手册(35页).doc

会议管理手册会议管理手册编号：效力级别：适用范围：编制中心：版次：密级：页数：生效日期：签发：修订信息档案修订时间修订版次主要修订（概述）签发人第1页第一第一章章 手册编制说明手册编制说明一、一、手册说明手册说明本手册用以规范广州 AA 房地产开发有限公司（以下简称“公司”）在房地产经营开发过程中两类重要会议（经营管理工作会议和项目开发决策会议）的召开标准，通过指引性的文字说明，明确各级会议的目的、召开时间、组织部门、参与部门、上会资料、输出成果等要素，指导会议的召开，保障公司经营管理工作的有效开展和项目开发的有序推进。本手册是公司运营管理体系的构成文件，共包括四个部分：1.1.手册编制说明：手册编制说明：本部分就编制本手册的目的、手册的主要内容框架、手册中涉及的会议范畴、主要关键词等做出说明，是阅读和使用本手册的指南。2.2.会议组织管理：会议组织管理：本部分从组织保障的层面概述了各相关中心在会议管理体系中承担的职责，包括会议体系规划、会议组织、会议参与、会议决议跟踪等，以方便对第四部分会议标准的理解。3.3.会议名录管理：会议名录管理：本部分列出了公司现阶段应重点关注的会议名录，其中包括经营管理工作会议和项目开发决策会议。4.4.会议标准管理：会议标准管理：本部分针对“会议名录管理”中的会议，依次明确了各类会议召开的目的、召开时间、组织部门、参与部门、上会资料、输出成果等信息。二、二、手册调整与修改手册调整与修改1.1.公司应根据发展战略和环境变化的要求，每年由集团计划运营中心牵头组织对本手册的适用性、有效性和保障作用做出评价，并根据运行评估结论适时提出调整修订方案；本手册内容确定后在一定阶段内应保持相对的稳定。2.2.当公司战略、管控模式、项目开发模式、相关中心/部门职责设置、权责设计或业务流程发生较大变化时，应及时修订本手册。三、三、手册特定用语说明手册特定用语说明房地产企业的会议分为三大类，其中前两类为本手册关注的重点内容，各第2页专业中心内部可自行组织定期的专业研讨会，但此类会议不属于本手册关注的重点。1.1.经营管理工作会议：经营管理工作会议：公司管理层参与，多为定期召开，关注公司整体经营和管理层面各类问题的解决，包括战略规划、经营指标讨论、重大工作安排、人事安排、体系制度调整，及其他需要上升到高管层面讨论的工作问题等。2.2.项目开发决策会议：项目开发决策会议：相关领导、部门、专业参与，着眼项目开发线条上的关键点，通过多专业讨论、评审等方式，完成项目开发思路、开发方案、重大技术方案、成果等的确认，推进项目整体运营，确保项目计划和总体经营目标的达成。3.3.其他类会议：其他类会议：房地产企业除上述两类会议之外的其他会议，又可细分（a）部门、部门内/部门间的日常工作沟通会、周例会、专业研讨会等，着眼于解决具体问题，尚没有上升到运营决策层面；（b）行政事务类会议，包括但不限于各类迎送往来的接待会、公共宣传会、新闻媒体发布会等。此类会议管理可参考本手册通用管理标准进行管理。第3页第二第二章章 会议组织管理会议组织管理一、一、集团计划运营中心集团计划运营中心1)负责公司部分经营管理类和项目运营决策类会议的体系规划、标准制定等工作；2)对本中心发起和组织的公司层面的经营管理工作会议和项目开发决策会议，履行会议准备、会议召集、会议组织、会议记录、会议纪要（含决议）的整理与发布、会议决议事项跟踪等职能；3)对其他中心、地区公司拟召开的经营管理工作类和项目运营决策类会议履行提醒职能；4)监控地区公司经营管理工作类和项目运营决策类会议的召开、决议执行；5)对其他中心、地区公司报送的经营管理工作类和项目运营决策类会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。二、二、集团综合管理中心集团综合管理中心1)负责会议的会议登记、会议室调度、会前硬件准备（如视频系统、投影仪、白板等）、会务服务（如茶水、订餐等）等工作；2)负责会议前后的会议室整理清洁工作（会议组织部门予以配合）；3)督促各单位按时报备相关事项。三、三、地区公司计划运营岗地区公司计划运营岗1)负责组织本地区公司层面的经营管理工作会议和项目开发决策会议，履行会议准备、会议召集、会议组织、会议记录、会议纪要（含决议）的整理与发布、会议决议事项跟踪等职能；2)对地区公司其他部门拟召开的经营管理工作类和项目运营决策类会议履行提醒职能；3)对地区公司其他部门报送的经营管理工作类和项目运营决策类会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。第4页四、四、总部各中心、各地区公司总部各中心、各地区公司1)组织本中心、本地区公司内部会议或参与相关会议。2)组织会议的中心、地区公司应开展的工作：a)发出会议通知；b)组织相关中心准备上会资料；c)召开会议、安排会议记录、控制会议议程，达到召开会议的目的；d)在