公文写作(99页).ppt

公文写作技巧,（一）公文写作“思路与技巧”（二）公文写作“范例解析”（三）公文写作“格式要求”,前言,公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。叶圣陶,公文写作名言,一封好的商务信函可以让你得到一次面试机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。如果商务信函没有把读者调动起来，反而让他们感到厌烦，最后使你无法实现所愿，这就愚蠢至极了。马尔科姆福布斯,公文写作名言,公文写作“思路与技巧”,沟通的定义,沟通不是你传递的信息，而是被别人理解的信息。,第一步搭建思路,搭建思路（一）,制定正确的 行动目标,我希望对方读完这封文件后做些什么？,回答,制定正确的行动目标,案例分析：,总经理让你组织全公司的秘书开会，你确定了时间和地点后发一个邮件给所有秘书。,请分析你的行动目标。,行动目标别人的行动,被动目标你的意愿,“我要在会议前一个星期让每个秘书确认能否参加。”,“我要通知每个秘书会议的时间和地点。”,制定正确的行动目标,二、行政公文写作技巧,被动目标,行动目标,客户做到哪些会有利于工作的开展,制定正确的行动目标,二、行政公文写作技巧,练习：,你是销售人员。你现在要发一个邮件给部门经理，汇报上个月的销售任务完成情况。,请分析你的行动目标。,行动目标：部门经理看后能够给出明确指示（肯定或建议）。,练习：,你是人事部员工。你要收集所有员工的升位之后的身份证号码。,请分析你的行动目标。,行动目标：在规定时间内收到所有员工的新身份证号码并确认完毕。,分析目标读者,行政公文写作,搭建思路（二）,知人者智自知者明,充分分析自己、了解自我,充分了解自我与读者,人的不同行为是因为我们在执行大脑意识时有不同偏好，偏好建成我们的性格，成为一生中对人对事的重要取向。荣格心理类型作者,助人先助己先了解自己是谁，才有能力了解别人是谁！,五型性格解析,决定文章的 正式程度,搭建思路（三）,1、你本人很了解对方吗？,2、目标读者地位比你低吗？,3、是好消息吗？,正式指数,一分,十分,不,是,正式指数：分数越低越正式！,形式称谓语气,正式程度表现在：,宣传册电子邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单,指出下面哪些媒介是正式媒介：,宣传册政府公文行文正式的电子邮件附件带抬头信纸,电子邮件可粘贴便条手写便笺广告传单,正式媒介,非正式媒介,案例分析：,你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。,利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。,正式指数：分数高，轻松性邮件,决定文章的正式程度,二、行政公文写作技巧,练习：,你是公司的普通员工，发现经常有员工违反“禁止在会议室吃中餐”的规定，你决定写信给行政部门经理投诉。,利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。,正式指数：分数低，严肃性邮件,决定文章的 总体风格,搭建思路（四）,一象限,二象限,三象限,四象限,简单型,说服型,解决问题型,艰难型,立场一致,立场不一致,资源充足,资源不充足,说服矩阵,目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？,立场,资源,你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？,一象限,二象限,三象限,四象限,立场一致,立场不一致,资源充足,资源不充足,罗列事实 短文即可 通知性质,多次沟通 强调利益所在 较长篇幅,有问有答 较长篇幅,不值得花费精力,简单型,说服型,解决问题型,艰难型,说服矩阵,案例分析：,场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。,利用“说服矩阵”工具分析下面信件的总体风格。,简单型,场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。,解决问题型,场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。,说服型,练习：,总经理让你作出一份购买电脑的预算。你认为电脑更新很快，不如租赁电脑，费用也会更低。,利用“说服矩阵”工具分析下面信件的总体风格。并分析行动目标和正式程度。,说服型,二、行政公文写作技巧,第二步草拟初稿,列出文章的大纲,草拟初稿,七分想，三分写磨刀不误砍柴工提炼想法，有了骨头不愁肉建立合理次序,列大纲的目的,利用传统提纲来有序的组织思路,利用轴辐模型催生新的想法,案例分析：,你是公司的财务人员。你想报名参加新会计制度讲解的培训班。但是，最近公司在控制成本，原则上不批准任何培训申请。请写一份邮件给你的经理，希望他支持你的请求。,阅读下面的案例。写出行动目标；选择层次；用轴辐法列出大纲。,第三步生动有效,行政公文写作“有效三步法”,生动有效（一）,情感指数,提到目标读者的次数,提到