工贸企业档案管理制度.docx

工贸企业档案管理制度 一、目的 安全生产管理文件使用及档案管理的失控将会给安全生产管理工作带来重大的影响。为加强对档案资料的管理，明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等，确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性，以便后续借鉴；使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。 二、 适用范围 本制度适用于本公司的安全生产管理文件使用及档案管理。 三、 机构与职责 3.1公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责，根据档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 3.2 各部门资料管理：所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 四 、档案管理程序 4.1安全生产档案归档范围包括： （1）安全生产管理委员会人员名单及变动记录，安全标准化体系各类文件。 （2）安全机构设置情况及专职、兼职安全员名单； （3）特种作业人员操作资格证件及人员名单； （4）特种设备清单及有关档案资料； （5）危险源（点）资料及三级危险源（点）管理清单； （6）作业环境监测资料（地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等）； （7）职工健康档案及健康监护资料； （8）职业病人档案及监护资料； （9）安全生产检查记录及整改情况； （10）安全例会及安全日、月活动记录。 （11）职工代表大会关于安全生产的提案及整改落实情况； （12）安全生产事故记录和统计资料； （13）职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料； （14）安全生产管理制度及岗位操作规程及作业安全规程，并汇编成册； （15）安全措施费用的提取和使用情况； （16）安全教育培训记录； （17）事故应急救援预案，事故应急救援演练及实施记录； 4.1.1档案质量 4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 4.1.4档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4.1.5档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 4.1.6档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 4.2立档 4.2.1档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 4.2.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 4.2.3档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 4.3 归档类别 4.3.1 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。 企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别： （一）安全组织 （二）安全规章制度 （三）监督执法检查 （四）安全检查 （五）教育培训 （六）安全投入 （七）工伤保险 （八）职业病防治 （九）劳动防护用品 （十）“三同时”管理 （十一）安全防护设备管理 （十二）安全用电管理 （十三）特种设备管理 （十四）事故管理 4.3.2 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。 4.3.3 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。 4.4档案编号 4.4.1档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.4.3公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 4.5归档及保存年限 4.5.1归档的文件资料，应按自然形成，保持