后勤服务管理办法.doc

后勤服务管理办法后勤服务管理办法第一章 总则第 1 条 为加强后勤服务管理，规范服务行为，明确服务范围，提高服务效率，特制订本办法。第 2 条 本办法适用于公司工作快递寄送、出差机票预订、员工名片印制、礼品购置与分发等管理。第 3 条 主要职责。1.集团领导：负责后勤服务项目与范围的确定，以及大额费用开支的审批。2.集团行政管理中心：作为后勤服务归口管理部门，负责提供具体服务。3.集团财务管理中心：负责相关费用的审核、审批与报销。第二章 信件收发管理第 4 条 本章所指信件指外单位通过邮寄方式或经快递公司送达本公司或本公司外发的普通信件、挂号信件、包裹、快递、报刊杂志、广告宣传资料等。第 5 条 信件的签收。1.前台负责每日收取报刊杂志及信笺，挂号信件、包裹、快递等重要信件应做好登记。2.邮递员送来的信件，前台要检查有无开封、损坏的函件，如有开封、损坏函件，必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。3.需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取。第 6 条 信件的分发。前台收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（见附件 1信件签收登记表）后分发，每天整理一次报刊杂志、信件、包裹等资料，分类进行存放。集团高管报刊杂志信笺由前台当天分发，其他部门应及时到前台领取。如有挂号信或快递等重要信件应及时通知收件人。第 7 条 收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。第 8 条 信件的发送。1.因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写信件发送审核表（详见附件 2），须经部门负责人、行政管理中心主任签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给前台，由前台统一安排邮寄。2.未经登记或需邮寄的信件无部门负责人签字者，前台可拒绝受理，如需邮寄邮费自付。3.如收件人等信息不清楚或不完整，前台有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经前台要求无效者，前台有权拒发该信件，并将情况报该部门负责人处理。4.前台要认真在信件发送登记表（详见附件 3）上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。5.寄送文件、资料、货物等邮件货品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、顺丰速递、中通邮件、申通邮件）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经行政管理中心主任审批方可生效。6.前台要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对。7.前台每月做一次信件发送汇总表报行政管理中心主任核实后交财务管理中心处理邮寄费用的问题。第 9 条 违规寄件处罚。若出现部门负责人或者前台把关不严，导致出现快递私用情况的发生，一次性给予责任人当次快递费 5 倍罚款，同时给予寄件人当次快递费 10 倍罚款，罚款从当月工资里扣除。第 10 条 工作快递的寄送。1.寄送范围。公司员工因工作需要，均可申请寄送工作快递。2.工作快递寄送的审批。填写信件发送审核表部门负责人签字行政管理中心主任签字到前台领取快递单项目填写清楚后交给前台寄送（特殊情况下可委托前台代为填写）。3.工作快递寄送的原则。请各部门负责人在工作快递审批时严格把关，严格区分工作快递和私人快递，杜绝以工作的名义寄送私人快递。区域公司在集团寄送快递，由相关归口单位负责人审批（如区域公司经营部由集团经营管理中心归口审批），费用按年度报集团财务结算。工作快递请写明收件单位名称和联系方式备查。私人快递由前台联系快递公司上门取件，不得要求前台外出到邮局寄送私人快递。前台接到快件后应及时电话通知快递公司人员安排取件并留存底单以便查询。第三章 机票预订管理第 11 条 职责说明。1.出差申请人：按员工出差管理办法填写因公出差审批表，需乘飞机的，出差申请人可先在网上查询机票信息，或向公司前台查询机票信息。2.行政管理中心：经出差申请人分管领导审批后，行政管理中心可接受机票预订申请。3.分管领导：审核出差人乘坐飞机必要性。第 12 条 审批程序。1.审批权限依次为：出差申请人部门负责人部门分管领导总裁审批行政管理中心备案。2.集团公司董事长、总裁、副总裁可直接通知前台订购机票，但须由秘书或者本人填写订票申请单。第 13 条 预订标准。1.国内乘坐火车在 10 小时内能到达出差目的地的，原则上不受理机票预订。2.普通员工因公出差，特殊情况经审批后方可预订机票。3.有开通夕发朝至列车的出差地点不得订购机票。第 14 条 费用。1.所有机票，由前台凭出差申请表统一报销月结款项。2.机票预订后，无特殊原因一律不得改签或退票。因公不能按时出行，需注明原因，重新填写出差申请表预订；因私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。第四章 名片印制与使用管理第 15 条 名片印制。1.行政管理中心统一负责对外印制名片的印刷