安全文件档案管理制度.doc

安全文件档案管理制度安全文件档案管理制度（一）目的建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理， 充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务, 规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。（二）适用范围本制度适用于公司的文件、档案管理。（三）规范性引用文件中华人民共和国安全生产法中华人民共和国档案法（四） 职责1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。（五）管理要求1.档案管理范围1.1 公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。1.2 对一般的安全记录按公司的记录控制程序执行。2.保管事项2.1 公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。2.2 重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。2.3 一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。2.4 保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。2.5 档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。2.6 完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。2.7 案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。3.归档时间3.1 办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。3.2 按年度形成的文件，第二年上半年归档。3.3 凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。3.4 凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。5.安全档案的借阅5.1 凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。5.2 查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。5.3 公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。5.4 专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。5.5 外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。5.6 每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。5.7 查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。6.保密事项6.1 档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。6.2 对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放6.3 保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。6.4 绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。6.5 报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。6.6 对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。6.7 密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。6.8 查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。6.10 定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。7. 修改、补充事项7.1 修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。7.2 档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。8.销毁8.1 档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。8.2 汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。8.3 销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。8.4 销毁时要进行监销。经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁