《文件控制程序》讲解了环境管理、职业健康安全管理体系和安全标准化相关的文件编制、审批、更改及发放等控制措施，确保文件的充分性和适宜性。本文档强调文件控制在公司内的重要性，并明确了各个环节具体负责的部门和个人职责。安环部承担编写、修改并实施文件控制程序的任务，同时对管理体系内的手册和作业指导文件进行编审与维护；而行政办公室负责所有已批准文件的具体分发，以确保使用者获得最新有效的版本，同时也处置过期的文件和归档案卷，以及外来文件管理。对于不同类型的文件如管理手册、程序文件、作业文件和记录有详细的编号方法，通过字母与数字的组合来区分和追踪文件信息。该文件规定了如何标识各种状态下的文件（受控/非受控），以及采用版本号、修订状态等方式保障文档的一致性和可控性。发放过程中明确记录每个步骤，保证文件使用者及时更新手中的资料，在发现文件损坏或丢失的情况下，按照既定流程换取或重新领取新文件，并妥善处理旧版和遗失文件情况。此外还制定了文件评审与修订的规则，根据内外部条件的变化适时调整内容以适应法规变动、企业战略转型和技术革新等因素所带来的要求。
《文件控制程序》适用于所有参与环境管理、职业健康安全管理以及遵循安全标准的企事业单位，特别是那些在内部推行了ISO 14001, OHSAS 18001 或GB/T28001等管理体系标准的组织。本程序旨在帮助这类组织建立一个系统且规范化的文件管理体系，涵盖从制定到销毁的整个生命周期。通过对这些重要文书材料进行有效的控制，企业不仅能够满足法律法规的要求，也能确保自身政策得到正确执行。无论是管理人员还是普通员工，只要涉及到体系运行中的文件工作，则均需依照此文件规定的流程操作，包括但不限于手册编写者、审批者和最终接收人等群体，从而实现信息流转的安全性和准确性。
