《文件记录和档案管理制度》讲解了为了增强公司档案管理的规范性和有效性而设立的具体规则。制度规定了包括公司的规划、年度计划、统计资料等多个方面在内的归档范围，这些归档资料涵盖财务审计、会计档案、劳动工资到项目方案等诸多具有参考价值的内容，涉及了企业运营的几乎每个角落。公司内的经营管理档案管理由财务部门牵头整理；生产技术档案的收集则由技术部负责；安环部专注于安全和环保相关的记录工作；总经理办公室档案室的管理落在了办公室主任肩上。在职责方面，明确了档案管理员应确保原始资料齐全、安全保密，并方便使用的要求，从资料收集整理阶段即“季度归档”加“年度归档”的方式出发，到根据文书立卷归档管理制度完成最终归档，都进行了严格的把控与管理措施部署。档案借阅权限根据管理层级的不同被细化到绝密、机密和秘密三个等级，同时制定了明确的销毁流程：所有档案销毁须获得特定级别的审批才能进行，并确保有专人监督及做好相应的销毁登记以保障过程的透明性和可追溯性。
《文件记录和档案管理制度》适用于各种规模的企业单位，特别是需要严格管理文档和保护敏感信息的企业，如金融、制造、能源等行业领域。这些行业由于其业务活动频繁产生各类有价值的文件资料且往往对信息安全要求较高，此制度为其提供了详细指导，不仅涵盖了日常办公所需的各种规划、人事、经营记录等的存档操作指引，还包括了档案管理的专业化分工安排、档案的安全借阅机制以及合理合法的销毁流程说明，为企业有效维护内部文档的安全性、完整性和易用性奠定了坚实基础。
