《协商与交流程序》讲解了拓奇公司为规范职业健康安全协商与信息交流和环境管理信息交流设立的目的、范围及其实施方式。该文件规定了信息交流的分类、内部及外部信息内容，以及实现信息交流的有效手段。针对如何建立信息沟通渠道，《协商与交流程序》指出，信息交流应包含口头报告和书面材料，并可以利用现代通讯工具来加强各部门间的协作。文件对员工选举产生的安全健康代表职能做出明确规定，强调了员工有权参与制定和评审公司的职业健康安全与环境方针，并提出安全部负责统筹内部信息交流、工会组织收集并反映员工意见等分工机制，明确了安全部、行政部、各级检修中心及各管理部门的信息传递和接收流程，并特别规定在紧急情况下按照特定应急预案行动，以保障员工知情权。
《协商与交流程序》适用于涉及职业安全健康管理与信息处理的所有工作人员，覆盖从生产车间一线工人到管理层的所有员工群体；并且其范围也延伸到了与公司有业务往来或可能对其运作构成影响的外部相关方，如政府部门、顾客、供应商和其他合作伙伴。它为企业的安全生产活动提供了一个透明化、制度化的协商和沟通框架，在企业日常经营活动中，有助于确保内部各部门之间、企业与政府监管机关之间以及企业和其利益攸关者之间能够迅速有效地传递职业健康安全和环境方面的信息，为维护员工的职业健康与安全生产条件打下良好的基础。
