《记录》讲解了企业内部文件管理过程中发放环节的具体情况。该记录涵盖了一个系统的表格，这个表格包含了关键元素如编号、序号、日期以及文件名称与编号的信息等内容，以确保对每个文件有精确跟踪。份数这一栏目标明了每类文件分发的数量，使得管理者可以明确了解文件分发的规模范围。发放部门一栏则标注出负责向其他部门传递这些重要文件的具体来源，是理解企业组织架构和职责分工的重要依据。而签收部门和签收人部分作为整个文件流转链条中的最后节点，明确了谁接收到了特定文件，并由个人或具体人员签字确认，保证了文件流转的责任到人，在追溯文件流向或者查询历史记录的时候能够快速锁定相关负责人，有效提高企业的管理水平，减少信息丢失风险，加强了企业内部的信息沟通和交流效率。
《记录》适用于具有文件管理体系的企业或组织机构，尤其是那些拥有严格文件管理和分发流程的地方，例如大型制造工厂、政府机关等。无论是对于需要定期审查内部文件流转状况的管理部门，还是涉及到大量文档交互的研发和技术部门来说，此记录都是极为有用。在实施时可帮助确保各部门间的信息及时共享，保障文件传递准确性，有助于优化工作流程并支持后续审计和质量认证等工作。
