《进出口业务单证档案管理制度》讲解了为了遵循中华人民共和国海关法及海关稽查条例等一系列法律法规所设定的规范公司进出口业务单证存档的管理体系。制度阐述了该管理措施适用的范围为本公司的进出口业务单证档案管理工作，且明确了对于一般贸易项下的进出口业务单证的具体归档内容。它要求对进出口过程中的报关与船务资料如合同、发票、装箱单、报关单以及各类运输文件进行存档。同时详细规定了一般贸易条件下按合同编号创建合同台帐及明细，并建立了一套严谨的工作制度确保所有操作员在完成各项业务后的留档工作。其中包括规定时间内整理和存储材料、定期审核这些记录以及根据特定时间节点（月度检查、季度抽查、年度综合整理）来维护和监管存档质量等内容，确保留档作业能够作为评估部门绩效的重要部分。另外也明确了当保管责任人更换时需进行书面移交流程，依据法律规定制定了不同类型货物档案资料的保存时长规则，并强调查阅或者销毁档案需要层层审批的严格制度。
《进出口业务单证档案管理制度》适用于进出口企业的内部业务管理部门，在涉及到一般贸易活动、货物进出中国境内时产生的单据、文件处理等具体场景下使用。特别是从事进出口业务的企业中负责报关申报、运输安排的相关人员；他们必须依据这套规章制度妥善保存包括进出口合同、发票、装箱单等各种文件。该制度也指导了进出口公司的物流部门、销售部门以及其他关联机构进行高效、合法的操作和文件存档管理。
