公司文件档案管理制度.doc

公司文件档案管理制度公司文件档案管理制度1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。2.范围公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。3.内容3.1 公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。3.2 公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。3.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。3.4 归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。3.5 归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。3.6 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。3.7 归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。3.8 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。3.9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。3.10 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。3.11 为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。3.12 归档范围及保管期限3.13 归档时间：（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第 1 季度连同收发簿一同移交行政部归档。（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。3.14 档案查（借）阅制度档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。3.15 档案的保密制度（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。3.16 行政部管理制度（1）档案存入检查：1）档案出入行政部要清点、登记。2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。（2）行政部管理：1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过 100lx。4）