《档案室资料管理规定》讲解了为确保设备管理和维修工作顺利进行，档案室资料需要做到科学管理、完整准确且及时提供。该规定指出档案资料需分门别类编号入橱，并由专人负责管理，各种资料摆放整齐且配有相关记录。针对图纸资料的外借问题，原则上不允许外借，如需外借则必须签字并注明借阅人、借阅时间及归还时间。对于查阅资料者要求爱护资料，不得有撕页破损或涂脏行为。此外，强调了收发、借用和归还均要有详细记录。未经领导批准，禁止将图纸资料借给外来单位。打印图纸和交付施工图纸时也应做好记录。若出现借阅丢失情况，需补还资料或面临罚款100元。新到设备随机资料必须交由档案室统一保管，未交者按丢失处理。最后明确除资料保管员外，任何人无权外借档案室内的资料。
《档案室资料管理规定》适用于各类设有档案室的企业或机构，尤其是涉及设备较多、技术资料繁杂的制造业、建筑业等领域。这些行业在日常运营中会产生大量的设备管理、维修等技术文档，而良好的档案管理是保障企业高效运作的重要基础。本规定为企业内部人员特别是档案管理人员提供了具体的管理指南，有助于规范资料的保存、使用流程，提高工作效率并确保资料的安全性和完整性，避免因资料管理不善导致的工作失误。
