《煤炭代存卡使用管理制度》讲解了煤炭销售提货及结存的“煤炭销售代存卡”管理制度的具体流程和管理方法。该制度规定销售科需根据合同或财务部门的收款证明给订煤户开具卡片办理通知单，并由销售科盖章及科长签字后生效。订煤户依据卡片办理通知书到财务科进行煤炭销售代存卡的办理，期间代存卡须有财务科的盖章与主管人员的签字确认，同时将办卡通知单留存于财务科。之后，办卡人携带由财务科完成的代存卡返回销售科，进一步加盖销售计量专用章，再将其中两联交予销售科磅房保存，自身保留一联作为凭证。代存卡是矿方允许提煤的唯一凭证，当车辆前来提煤时，需要出示代存卡和派车单，在磅房完成过磅、装车等一系列流程，工作人员在见到代存卡后为持卡车辆提供服务，包括过磅、装车以及出门手续的办理，并且会在卡上扣除相应的运煤数量，直至卡内数量全部用尽。此外，制度强调煤炭销售代存卡一旦办理不可退换或补办，由此产生的任何损失均由客户自行承担。
《煤炭代存卡使用管理制度》适用于煤炭行业的煤炭销售企业及其相关的管理部门如销售科、财务科、磅房等岗位人员，确保各部门之间对于煤炭销售代存卡的办理流程和管理规定有清晰的认识。此制度同样适用于所有参与煤炭购买并使用代存卡提货的客户，以保障其了解自身的权利和义务，确保煤炭交易过程中的规范性和安全性。
