《设备档案管理办法》讲解了设备档案作为管好设备的基本条件和依据的重要性，公司需要将所有使用设备的资料交由档案室进行集中管理，并且要求根据类型对资料进行编目，方便查阅利用。办法阐述了设备档案包含的基本内容有多个方面。设备购置审批表记录购置环节的信息；从开箱验收时获取的装箱单、清单及出厂合格证等确保设备初始状态符合预期标准；安装过程中形成的包括基础图、电器接线图、地下管道图在内的一系列文件与设备试运行记录共同为新设备的安全稳定奠定坚实的基础；针对日常管理和安全运维制定出设备的维修保养制度、操作规范流程，确保其长期有效运转，此外还包括针对突发情况准备的设备事故报告单处理规定、重要事件如设备改造或报废所需的正式文件；定期形成设备各项工作的月报也是存档的内容之一。本办法还指出外单位人员在特定条件下能够查阅相关档案，但受到严格的借阅控制限制，不得涂改等损害资料的行为发生，在部门协同方面，设备所在部门需把设备技术资料及时移交至安全部门，再由安全部完成初步整理并归档到档案室进行编纂保存等工作。
《设备档案管理办法》适用于各类企业尤其是工业制造企业内部设备管理相关人员。涉及设备选购的采购员，安装工程中的技术人员、工程师，以及负责后期维护保养的技术工人和管理部门，都能够依靠该制度来保障设备的全生命周期都有据可依、有序可控。对于拥有较多大型或者复杂机械设备的企业而言，良好的设备档案管理模式有助于提升管理水平，保证设备始终处于良好状态。同时，当面临监管部门检查或者其他对外需求时也能够高效准确地提供必要的设备信息。
