《机房资料、文档和数据的安全制度》讲解了确保机房内部信息安全的重要性及具体措施。该制度规定资料文档和数据需经过有效组织整理，并归档备案，这有助于保持信息的有序性，使检索变得简便快速。文件强调禁止擅自传播或提供任何涉及网络安全与数据安全的信息于无关人士，这一条例维护了信息安全保密性和防止不必要的外泄风险。为了保障关键信息如重要密码、配置参数等的安全，文件建议将这些内容存放在一个更加安全的位置并且只有相关负责人员才具备查阅权限。针对外来工作人员查阅数据的情况，《制度》指出应由机房负责人进行代查，限制提供的信息在合理需求范围以内，减少信息过度暴露的风险。制度也提到了对重要的电子文件采用加密技术以实现有效的安全保护，并要求保证数据可还原性，同时采取合理的备份方式防止意外导致的重要信息丢失。
《机房资料、文档和数据的安全制度》适用于各类企业机房或数据中心等需要处理大量敏感数据的工作环境。无论是金融行业、信息技术产业还是公共事业中的机房管理部门皆可参考执行本制度以保护机房中存储的信息资源免受未经授权访问、使用或者披露带来的损失。它为上述领域中的专业技术人员、管理人员提供了关于信息管理和安全防护的基本行为准则与工作指南，帮助建立和实施适当的安全措施来保护机房内的核心资产。
