《物资设备管理制度》讲解了办公物品分类、采购和费用控制的方法，以规范公司物资设备使用。办公物品根据日常耗用及重要性被分成常用品、控制品与特批品三类：常用品包括铅笔、圆珠笔、笔记本等简单易耗物；控制品指有一定价值或数量限制的物资，如文件夹、计算器、钉书机、印泥等；特批品则涵盖高价值的打印传真机、计算机、U 盘、墨盒及其他特定用品，这些需特殊批准才能购置。制度中明确了物品采购由行政文员执行，遵循严格的申领审核流程，申购单要经由各部门领导至管理中心负责人的分级审批，并且规定未获准私自采购无法报销。为保障合理利用资源，《制度》提出月人均办公用品费用应控制在10元以内且避免累赘申请。同时，在特例下，超支部分费用将由部门经理自担，要求各部门进行有效的内部管控与规划。
针对数字电子设备，《制度》指出公司摄、录影装备归信息部统一管理和调配，非必要时不可外借给个人。若确有需求，须提前向信息部主管报请并在接受专业培训合格后借用。对于因故发生的器材损坏现象，《制度》强调部门负责人应督促当事人承担相应维修责任，保证财产安全并提高员工的责任心。资料档案保存方面，《制度》还明确信息部和各部门需要协作记录公司的重大活动、制作并保存相应的摄像或录音文件以供查阅。
《物资设备管理制度》适用于所有涉及办公物品及摄影、摄像设备使用的人员以及部门，在确保企业物资管理有序化的基础上促进各部门合理利用资源，从而优化资源配置效率，提高工作效率。这一制度同样适用于对物资和设备管理具有严格要求的办公环境内的各类企事业单位，为不同层级、岗位的企业成员提供了一个清晰、具体的物资与设备管理框架。无论是大型企业的行政办公室、小型机构的综合办公室还是专业服务型企业都可以依据该管理制度来调整内部操作模式，在实现有效监管的同时降低成本、减少浪费。
