《有机热载体管理制度》讲解了针对热载体的多项安全管理和维护措施。在使用过程中，热载体出口处的介质温度应严格控制在其最高使用温度之内，一般要低于此限值30至40摄氏度之间，这一规定保证了系统的稳定运行与热载体的性能稳定性。此外，管理制度指出，未经脱水处理的热载体不可投入系统使用，并且为避免兼容性带来的未知风险，不同种类或来源的热载体原则上不宜混合使用，如有必要混用，则须提前咨询并按照热载体生产单位给出的具体混用条件和要求来操作。对于已经投入使用当中的热载体，为了确保其品质符合安全和技术标准的要求，管理制度规定每年都要开展质量检查，具体检测项目涵盖残炭、酸值、粘度以及闪点的变化情况，这些物理和化学性质的变化直接影响热载体的安全使用，当有任意两项不符合限定范围或分解产物含量过高（超出百分之十）时，必须采取更换或者进行再生处理以恢复其良好状态。为了进一步提高系统的运行安全性，《制度》中还设定了膨胀器内的工作温度上限不超过70摄氏度，并对保持热载体纯度做了明确指示，禁止任何水分及腐蚀性强酸强碱和其他可能造成污染的杂质进入循环体系之中，以防出现因污染物积累而导致设备故障或者其他安全事故。另外，面对压力差变小的问题应及时对过滤器实施检查并做好清洁处理，防止滤芯堵塞影响流体流动顺畅性。技术资料是管理环节不可或缺的一部分，它记录着有关热载体的所有重要信息如出厂时的技术性能指标参数以及后续各年的检测、再生加工过程和混用、更替历史等全部内容应当整理成文档妥善保存以备核查。最后提及了防火安全保障，考虑到易燃特性，《制度》要求在热载体使用和储存区域设置相应的防火和应急灭火设施并有效运行。
《有机热载体管理制度》适用于化工、石油加工等行业领域涉及使用有机热载体进行加热作业的企业单位。凡是涉及到利用导热油或其他有机热媒物质传递热量工艺环节的地方都需要遵循这套详细的管理制度规范。尤其适合那些采用闭式循环加热系统的工况下，例如化学反应釜的间接加热、管道保温等场景，此类企业通过对本制度的学习，可以在保证生产效率的同时更好地预防和应对由于热载体失效引起的火灾等突发状况。
