《安全记录与档案管理制度》讲解了为强化安全生产档案管理工作，将其纳入正规化、制度化、标准化而建立的一系列规定。该制度详细划分了应归入档案管理的具体项目。这些项目涵盖本辖区安全生产工作规划的记录，重、特大及一般性危险源和事故隐患的登记资料，涉及安全隐患重点单位、部位的信息，有关安全管理人员以及特种作业人员资格证书的存档。除此之外，它还包括各种安全生产会议及检查的记录材料，各种需要向上或对外报告汇报的文件材料，各类事故应急救援预案等，并且还涵盖了其他必要的档案信息。
针对查阅档案，《安全记录与档案管理制度》设定了严格的流程要求，指出在任何情况下，如果相关人员有查阅档案资料的需求，必须经过拥有相关权限的分管领导同意并且签字批准；同时明确若要借出档案资料还需额外写借条并再次经过领导审批，这是保障档案信息安全流通的一个关键措施。日常中强调加强对档案的管理，通过注意防盗防火防蛀防潮湿等一系列物理保护手段来确保档案的长期有效性。这不仅有助于对现有数据资料的安全保存以备不时之需，更能从管理角度提高档案资源的应用价值，确保所有与安全生产相关的宝贵历史经验不会因时间久远或者意外事件的发生而丢失。
《安全记录与档案管理制度》适用于全国范围内各类从事生产经营活动的企业、事业以及机关单位，特别是涉及高危行业，例如建筑施工企业，化工生产工厂，以及其他具有重大危险源的重点监控企业。这些企业内部需要建立和完善安全生产管理体系，在这一过程中产生大量的安全管理文档记录，按照本制度所提出的档案管理和利用的要求实施后可以确保所有安全生产相关文档的有效性、准确性和安全性。这使得无论是管理层还是基层操作员，在面对突发状况或者是日常工作审核时都能依据完整且有序的档案资料做出正确的决策和反应。
