《文件和档案管理制度》讲解了公司内部对文件与档案的系统化管理和规范流程。《文件和档案管理制度》描述了在实际工作中文件和档案的全面管理方式，强调需要对形成的各类具有查考利用价值的资料、原始记录等进行完整的收集、整理、立卷以及归档工作，以此达到标准化、制度化、规范化要求。制度规定所有与公司经营相关的资料都必须被纳入管理范围，人事部门要单独负责对公司员工的人事档案进行系统化的整理和管理工作。同时，明确要求对档案的保管应做到科学分类存放、入框上架，定期核对确保完整性。查阅方面，内部员工需经领导审批后才可查阅档案，外单位则需要持单位介绍信并经过相关手续。机密文件更需要专柜存放，并单独设锁保障信息安全。
《文件和档案管理制度》适用于各类企业的文件与档案管理工作。具体包括各类制造、商贸和服务型企业等，尤其对于涉及较多机密性文件的高新技术企业或特殊行业更加重要。该制度主要针对需要对内部资料及信息实行规范、系统管理的企事业单位、机关组织中的文秘人员、档案管理人员以及其他相关部门职员。其内容可以帮助他们提高管理效率和保障文档安全，在确保文档完整性和查询方便性的基础上更好地为单位发展服务。
