文件管理规定.docx

文件管理规定1. 范围1.1 本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。1.2 本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。2. 引用文件和术语山东诚信工程建设监理有限项目部工程档案管理规定及文件控制程序 。3. 职责3.1 总监理工程师3.1.1 组织编写项目监理部文件管理规定， 指定信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。3.1.2 明确监理信息流程。3.1.3 主持整理工程项目的监理资料。3.2 专业监理工程师负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。3.3、信息管理员3.3.1 根据项目监理部文件资料管理规定，实施文件资料的具体操作管理。3.3.2 各类文件应编号、登记，建立文件台帐，对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。3.3.3 各类文件应分卷存档，文件与分卷目录排序相符，编号与目录序号一致，便于查找和检索。4. 文件控制4.1 项目监理部文件的编号规则应参照文件控制程序中相关规定，结合监理现场实际予以制订。4.2 在工程建设全过程中形成的有关文件资料，都应统一建立存放目录，及时将文件资料分类存放，进行集中收、发和存放管理。4.3 在获得各种文件资料之后，首先要对资料进行登记，建立监理文件资料的完整记录。 项目监理部对往来文件要建立记录台帐， 台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。4.4 安全监理文件的内容：4.4.1 国家有关法律法规。4.4.2 工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。4.4.3 项目监理部制订的安全监理实施细则，安全监理工作总体计划，安全监理规定，监理部环保策划，监理部安全教育培训、安全技术交底计划，监理部应急预案，危险点分析及预控措施等。4.4.4 安全监理工作方案、措施。4.4.5 安全监理月份工作计划。4.4.6 电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表，安全信息周报，安全事故档案。4.4.7 整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。4.4.8 各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。4.4.9 监理部安全监理工作便函通知。4.4.10 监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。 。4.4.11 监理部对施工单位安全检查、评价，监理部安全检查通报。4.4.12 安全监理工作总结、汇报等文件。4.5 项目监理部信息员应建立定期盘点机制，定期检查文件的关闭情况，对未关闭文件及时进行跟踪关闭。4.6 项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨；编、审、批签字齐全，标识明确。对于项目监理部负责组织的安全工作等会议，由项目监理部组织整理会议纪要，纪要内容要做到真实，规范，参与各方签字确认后按程序分发。4.7 对上级下发的安全监理文件经总监签阅，安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求，对上级来文一日内送达或以传真方式发（传）至施工单位项目部、监理组。4.8 为防止日常查阅造成文件混乱，定期对安全监理工作文件进行整理、核查，确保文件的完整、有序。