《文件和档案资料管理制度》讲解了文件管理与档案资料管理的详细规定。文件管理部分指出各种文件在下发前需经总经理审阅，确保文件下发迅速及时且做好记录，对于回收的文件也应妥善处理并存档。限定发放范围的文件需要严格保密。档案资料管理方面强调收发借阅存档销毁各环节要严格登记，借阅应在指定地点并在期限内归还，按照密级管理执行并办理手续。所有档案资料定期清查，借出资料按时归还，丢失时追查处理并补救，绝密资料由主管监督核对，保证物单相符。机密、绝密文档复制摘抄须总经理批示，传递携带绝密文件由指定人员负责采取安全措施。各类文档有存档期限以便清理，退档资料在主管安排下销毁并更改目录，确保现有文档与清单一致。档案柜资料保持整洁明了，部门负责人保存文档有详细目录并及时备份保密，丢失或泄露机密将受处罚。文档按顺序分类存放并更新目录清单，新资料入档及时添加到目录。离职时按清单交接，出现不符造成损失视情节处罚责任人。新接管者尽快熟悉文档继续保存保密工作，并及时更新备案。因保管人疏忽或交接不严谨导致文件丢失追究责任。
《文件和档案资料管理制度》适用于各类企业的文件及档案管理工作，特别是涉及敏感信息的企业机构。无论是大型企业还是中小企业，该制度为文件的生成、流转、使用、归档以及最终销毁提供了一套完整的管理规范。它不仅适用于公司内部日常办公文件的管理，还适用于需要高度保密的机密文件管理。该制度帮助组织确保其重要文档的安全性、完整性和可追溯性，防止因文件管理不当而造成的风险和损失。对于那些面临严格合规要求的企业来说，这一制度提供了必要的操作指南，以确保符合相关法律法规的要求。
