OHSMS文件的结构标准要求讲解了用人单位在建立职业健康安全管理体系文件时应遵循的具体规范和原则。该文档强调，企业需要通过书面或电子形式创建并维护有关管理体系核心要素及其相互作用的描述，并确保这些信息可以方便查询。这不仅意味着文件化管理的重要性，还突出了简化文件以确保其充分性和有效性之间的平衡。理解要点中指出，文件应当具备逻辑性，适应企业规模及业务特点，形成层次清晰、便于查找的结构。此外，虽然标准并未强制要求编写专门的手册，但建议将职业健康安全管理体系与现有质量或环境管理体系整合，以保持管理的一致性和完整性。这样做有助于减少重复劳动，明确职责分工，避免管理体系间的割裂。对于初次建立体系的企业，独立且完整的文件是必不可少的，它能够确保所有管理者和员工对职业健康安全管理有统一的理解和执行标准。
OHSMS文件的结构标准要求适用于各类行业领域的企业，尤其是那些关注员工职业健康与安全的企业。无论是在制造业、服务业还是其他任何涉及人员操作的行业，只要存在潜在的职业健康安全风险，都需要按照此标准构建适合自身的管理体系文件。该标准特别适合那些已经拥有ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系手册的企业，通过整合不同管理体系，实现管理资源的有效利用，提高整体运营效率。同时，对于刚开始引入职业健康安全管理体系的新企业来说，本标准提供了明确的指导方针，帮助他们建立起科学合理的管理体系文件，确保所有层级的管理者和员工都能理解和遵守。
