《质量手册、程序文件的发放制度》讲解了确保质量体系运行中使用的各个场所能获取有效版本的质量手册和程序文件的管理规则。该文档对这些关键文档从生成到使用环节实施控制，以保障企业运作符合既定质量标准。它明确了办公室作为文件发放管理部门的主要职责。在描述质量手册、程序文件分类为受控及非受控两类的基础上，详细说明了不同类别下文件发放前必需遵循的具体流程如进行登记编号并给予明确标识的要求，强调持有最有效版本的重要性在于需要相关签字手续以及清晰的封面标记。文中阐述了具体发放对象，其中对于受控版本仅针对中层及以上领导、有直接关联的技术部门负责人等特定岗位以及第三方认证机构，并规定了签发、批准及领用的正式流程；对于非受控版本则根据需要可适度放宽提供范围，涵盖顾客或由管理者代表批准的外部机构，且涉及对外提供的审批细节。此外还特别提及持有人工作变动时应退还文件并注销信息以维护系统有序性的措施。
《质量手册、程序文件的发放制度》适用于已建立严格质量管理体系的企业环境内，特别聚焦于质量相关职能的组织结构中。包括但不限于企业的内部管理层，如中层及其以上干部，以及负责技术工作的部门领导和技术主管等，同时覆盖与质量管理体系密切联系或受其约束的所有工作人员。另外，对于那些寻求获得公司内部有效质量管理信息的客户，以及经过特殊批准能够接收非受控版本质量资料的外部机构同样重要，此制度帮助上述相关人员正确地获取及管理最新的质量指南和支持性材料，从而推动企业内外高效协作与合规经营。
