《文件和记录安全管理制度》讲解了为保障工程建设文件和记录等资料以及管理人员的人身安全，特别关注易燃资料的防火防盗措施。该制度明确了资料室的管理细则，包括确定专人负责归档借阅防火防盗等关键事务并公示责任人名单，强调未经许可他人不得进入的规定。制度要求借阅资料需经管理员同意且严格办理登记手续按时归还。制度规定资料室内严禁明火吸烟，并对电器线路的检查维护作出明确指示，强调要定期排查隐患如电源开关插座插头等确保安全无虞。此外，配置齐全消防设施是本管理制度重点之一，要求定期检修及时替换设备并保证管理员熟知设施使用方法。对于人员离开后的要求也非常具体，包括切断电源锁好门窗避免安全事故的发生。资料摆放上则要求编码整齐，环境干燥通风顺畅预留安全通道确保紧急情况疏散有序。同时为了增强应急反应，在资料室入口处设有平面布置图及紧急出口示意图方便识别指引。
《文件和记录安全管理制度》适用于涉及重要工程建设资料管理的企业、机构或组织内的资料管理人员及其他接触工程建设文件的相关员工。这些单位通常包括各类建筑设计施工单位工程项目管理部门档案管理科室等，他们日常工作中涉及到大量的纸质或电子文件与记录存储。该制度能够有效规范这些企业和机构内部的文件保管工作，在保护资料的安全性和私密性的同时确保工作人员的人身安全免受火灾偷盗等意外伤害的影响。
