《安全管理基础资料归档制度》讲解了为保证企业或机构的安全管理水平达到规范化和系统化的要求，通过将安全管理中主要的基础资料分类建档并进行有效的管理和使用所采取的具体措施。该文件阐述了九个主要的档案管理方面内容。第一、记录安全会议的时间、地点、参与人员以及会议核心内容等相关信息，确保所有相关方能够获取最新的安全指令和策略，进而有效地推行安全工作方针。第二、建立全面的安全检查记录体系，对内部车辆及各项设施定期开展细致的检查，旨在掌握各设备的实时运作状况以保障行车安全，维持良好的车况。第三、维护一套安全教育与培训记录文档，持续不断地针对相关人员进行安全生产知识普及，同时强调业务能力方面的培养，提升员工安全意识及职业技能，保证人员素质满足安全标准。第四、构建完善的安全管理组织架构，并保持一份安全管理人员的信息台账用于及时更新和查阅管理人员的变动情形。第五、设立驾驶员管理台账这一部分强调对每位驾驶员个人信息、资格资质以及其他相关情况详尽归档存储以便随时调取查看相关信息，实现精准高效的驾驶者管理。第六、记录每位驾驶员累计的安全行驶距离，以此评估司机驾驶习惯以及风险暴露程度等关键参数，并依据这些统计分析结果做出相应的改进决策，为制定个性化培训计划提供数据支撑。第七、设立危险货物运输车辆专门的台账，把此类车辆的所有权归属、车型结构性能、运行路径限制等一系列基本信息汇整入册，便于管理者对其进行特殊且有针对性的管理监督，提高危险品运输过程中的安全性。第八、创建事故隐患管理的账目文件，对已排查发现但未形成现实事故的潜在危害问题实行编号登记处理，并配套相应治理方案的记载，以期尽快消除隐患。第九则要求建立危险货物运输事故专项的文档资料集合，严格遵照一案一档原则，详细录入每次事故从发生前后的每一个环节细节直至最终处理意见等全过程要素。
《安全管理基础资料归档制度》适用于交通运输行业的物流企业尤其是从事道路运输服务的公司。该制度可以帮助企业实现对车辆、驾驶员及相关安全事件更为规范严谨的数据化管控模式，在确保物流供应链稳定运转的同时减少因操作不当或者管理不善而引发的风险。此外，对于那些涉及危险品仓储与配送的特殊企业，该归档制度能够为企业管理层提供强有力的支持作用，例如协助优化日常安全管理流程，强化应对突发事件的能力以及提升从业人员的专业素养。
