《进出口业务单证档案管理制度》讲解了建立进出口业务单证档案管理体系的重要性和依据的相关法律法规，明确指出要符合中华人民共和国海关法及海关稽查条例等规定。本制度适用于本公司涉及进出口业务的所有部门及其操作流程中的单证存档工作。该文件对一般贸易项下进口业务单证的具体管理项目作出详细阐述，涵盖需要存档的各种进出口相关材料，并且明确了资料存档方式如按合同号制作台帐明细确保有条不紊检索使用。此外针对存档工作的实施过程制定了一套严谨的工作制度：要求操作员一周之内完成资料存档，月末由内部档案管理员检查，季度抽查留档质量、每年一次集中整理年度存档资料等多层级监管机制。为了保障存档工作的有效落实还特别提到存档工作的成绩纳入到业绩考核之中，保管人员离职时需做好工作交接的硬性条件；在法律条款约束方面规定了不同业务模式下的保存年限和销毁程序均严格遵守法律规定，例如一般贸易、加工贸易和减免税设备资料分别要在办结相应手续后至少保存三年；查阅与销毁档案也有着相应的审核制度以保证单证安全与保密性。该制度还提及了未涵盖内容可以在实际工作中不断加以完善补充。
《进出口业务单证档案管理制度》适用于公司内部所有涉及到进出口业务活动的职能部门和个人工作人员。此制度为这些从业人员提供了详细的指引，在日常进出口交易环节中有关于单证文件保存的操作方法与准则。无论是负责具体业务往来的操作员，还是内部的档案管理人员，甚至高层管理者，都能从这份文件获取如何依照法规妥善管理和维护企业进出口单证档案的信息。其目的是提高企业在面对国内外市场挑战时的风险控制能力，确保企业的运营能够符合相关监管部门的要求，在合法依规的前提下优化档案管理工作。
