《会议记录填写制度》讲解了交通管理站要求的相关记录本内交通安全各项记录的内容及其重要性，这些记录是日常工作积累的重要成果，有助于总结并分析交通安全工作的利弊，从而为未来的工作提供切实可行的改进措施。该文件也阐述了会议记录的基本要素需要明确地书写，包括但不限于会议的时间、地点等细节以及参与和缺席的人士。再者，《会议记录填写制度》指出了会议内容必须真实准确，不能受到记录者的主观影响，确保记录能够忠实反应会议的真实状况，特别是对于制定的方案措施及决定等重要内容作为工作开展依据。此外，文档强调在传达文件时，要完整记载具体的时间、人员、标题等信息，根据单位实际情况落实传达的精神并制定相应的措施。对于重大事件上主要人员的重要发言，需要尽可能详尽记录下话语、语气等方面的信息来呈现当时会议的情境和全貌，还提出了边记录边分析的原则，并指出简要详细记录的灵活运用，最后强调记录的尾声即是对会议全面客观总结性的结束。
《会议记录填写制度》适用于所有涉及道路交通安全管理的相关部门或团队。这其中包括各级交通安全监督管理机构、企事业单位的安全管理部门以及其他涉及到日常交通安全管理和协调任务的组织。无论是定期的例会或是专门工作会议，按照此制度规定认真填写相关会议记录能够有效保障工作的规范性和持续性的改善。
