《会议要素-保障》讲解了会议的要素及会址选择的重要性。5W1H原则包括为何开此会议（Why）、会议的内容主题（What）、何时何地开这个会以及谁参加此次会议（When、Where、Who）、以及实现会议目标的方式（How）。关于会议地点的选择上文档详细解释了不同目的的会议对应不同的选址需求。例如培训会议可安排于市郊风景区或专门培训机构；研究开发类会议宜设在有利于创新思索环境内；表彰奖励型大会需挑选引人注目且具有档次场地；而交易展销会则需要宽敞交通便利展厅式的建筑场所。文中举例提到某公司的部门培训和世博会以及互联网大会乌镇的选址等案例，来阐述不同会议场景对地理条件的要求差异，以及如何依据实际需求确保会议空间合适性、装备技术配套完备和周边设施完善。对于具体的会场大小有具体量化建议，比如会议室带桌椅应满足每人1.8平方米以上的面积需求；不带桌会议室人均不少于0.8平方米；同时强调保持合理座位间隔距离以提供舒适参会体验，并确保会址能够支持会议期间必要的技术装备运作。此外还介绍了网络建设情况作为支撑大型活动成功的关键因素之一。最后通过一个服装集团策划举办夏季时装秀的例子，全面解析了完整的会议方案内容涵盖与人员配置。
《会议要素-保障》适用于从事活动筹划工作的相关人士如会议策划专员、秘书岗位人员或者负责企业内外部交流活动的协调管理者。特别是对于需频繁参与不同类型会议筹备、安排及管理的专业工作人员更为适用。它不仅为准备各类性质会议（如学术研讨会、产品展示发布会、公司内部集训讲座、年会总结大会等）提供实用参考，也可帮助初入会议服务行业的新手快速了解行业基础知识。其内容能协助用户正确判断会址选取时应考量的因素，提高会议效率并增加与会者满意程度。从大方向到细致要求均有覆盖到，为确保会议质量保驾护航。
