EHS体系文件控制程序讲解了对管理体系运行中有关文件的详细管理过程和措施，以确保相关场合使用的文件具备适用性和有效性。文档明确了四个主要职责分配，办公室负责管理手册及公司管理制度等相关文件的编制工作，各相关部门承担本部门程序文件的编写任务。档案室专门进行文件归档、借阅管理。技术研发部则聚焦于技术文件的汇总与存档工作，各职能部门在自身部门内部实施文件管理和控制系统。
EHS体系文件涵盖了三类文件：管理体系文件，例如综合手册等；公司管理类文件，包括但不限于工艺规程、管理制度文件；以及各种法律、法规等外来文件。针对不同类型文件，设定了具体的标识方法以保证分类管理准确。对于编制程序，根据文件属性分别由相应的部门或代表负责审核并最终获得总经理或其他高级主管人员的批准，强调了文件审核的重要性。在文件发放环节，规定了受控与非受控两种状态的文件处理方式，并详述了如何管理受损或遗失文件的过程。
关于文件复印和借阅制度，制定了严格规范来保护文件安全性和使用效率，并建立了借阅记录机制。定期进行文件评审也是不可或缺的部分，通过识别内部审核中发现的问题并采取必要的更正或预防措施，使整个系统保持高效运作。如果出现文件过期或不再适用的情况，则启动更改程序更新相关内容，确保体系能够适应变化需求，保持持续改进的能力。
EHS体系文件控制程序适用于各个可能涉及到管理体系运行的企业内部单位和部门。特别是那些需要严格执行国家和地方法律法规要求，在环境管理、职业健康安全管理等领域有着高标准要求的大型制造型企业或者高危化学品等行业尤为必要。此外，本程序也适合任何希望通过建立和维护良好EHS体系以提高自身社会形象和市场竞争力的企业组织。这些企业通常拥有复杂而严谨的工作流程，在不同业务板块间需保持协调一致的操作规范，因而必须遵循该文件所列的标准，实现文档的有效管理和控制，为日常运作及风险防控提供强有力的保障。
