《如何使会议变得高效》讲解了会议的历史背景、作用以及其面临的低效挑战，通过对会议的起源与发展进行阐述。从古代会稽山集会、北杏会盟到现代每年举办的几千万个各类会议现象，描述了会议作为一种群体沟通方式的重要性及演变过程，并且提到现代职场中会议过多导致的时间成本、金钱成本和效益成本，进而探讨了“文山会海”所带来的负面效应。文件强调了时间、资金以及机会成本对于组织和企业的影响，并以日本太阳工业公司的具体做法为例证，说明了量化会议成本有助于改善会议管理。针对会议为什么低效的问题，《标题》列举了几方面原因，包括事前准备不周全，缺乏必要的设施或材料以及议题设定不清；事中进程难以驾驭，例如讨论容易离题，无法营造良好的沟通氛围或者决策拖延；事后跟踪机制欠缺。对于提高会议效率，《标题》给出多项建议，诸如做好充分的事先准备工作，确保会议按照计划流程执行，并加强会议决议后续追踪落实。
《如何使会议变得高效》适用于所有面临频繁会议且需要提升沟通效率的企业管理层、政府机关、非营利组织及其他各类机构。这些团体通常会定期举行内部沟通或决策会议，在此过程中常常遇到各种低效状况，如筹备不足、主题偏离等，文档提供了针对性解决方案。此外，文档特别对存在严重“会议恐惧症”的白领阶层有指导意义，可以帮助其所在组织识别并改善存在的问题，以更优化的会议机制激发团队潜力，确保每一个参与人都能够感受到自己的付出是有效而有意义的。
