《记录》讲解了外来文件清单的管理方式及具体内容。外来文件清单包含了编号与相应属性字段的定义说明。外来文件清单通过赋予每一份外来文件以独立序号确保文件唯一识别性，使得企业能够在众多文档中精确地找到需要查阅和参考的具体文档。同时对每一份文件明确其名称，有助于直观快速认知文档类型或者内容范围，是区分和标识文件的一个重要依据。文件编号的存在则是对外来文件身份的再次确认，并且利于按照企业编码规则进行分类归档管理。版本信息表明文件的修订迭代情况，保证在使用文件时选择合适有效的内容作为指导或依据；对于安全合规方面意义重大。保存期限的设定体现了对外来文件全生命周期的考虑，在满足法规要求和企业需求的同时可以进行适当的整理清理工作；并且确保企业在接受各类检查审核时有迹可循、有据可依。部门标注清楚哪一业务单元负责该文件的保管使用等事务，为权责落实提供了有力保障。备注栏允许补充任何特殊说明或者其他值得注意的信息，在文件管控细节处理上具有灵活性。
《记录》适用于各行各业涉及外来文件管理的场景，如工业制造中的技术规范引用文件管理、建筑设计行业关于标准图集的管控等。这份清单对于需要规范外来文件流程、确保资料准确传递、符合监管审计的企业或机构非常有价值。无论是在日常运营还是项目实施过程中，凡是需要对接外部资料输入的情形都可参考这份文件，以此保障企业资料流转过程有序化科学化。
