《集团档案管理制度参考模板范本》讲解了集团为确保公司各类归档文件系统、完整、安全而制定的一系列规章制度，这些规定涵盖档案管理的所有重要环节，如归档、借阅和返还。在归档方面，《制度》明确集团行政中心专责派员管理归档事项，并指出不同类型的文件需按照特定时间要求送交存档，无论是来自外部主管部门的批准、批复、证照文件，还是内部合同协议或日常运作产生的文件，均强调在文件产生后及时上缴原件或者复印件到集团行政中心存档。针对会议等重大活动，《制度》规定需派专人记录保存影像资料并归档保存。而对于档案维护工作，不仅要求定时整理核查，也对机密档案的安全管理有明确指令。在借阅方面，详细制定了从申请、查阅、续借、代为借阅、复印至特殊档案使用等一系列操作流程，以确保障碍物尽其用且不丢失信息内容，其中包含严格的时间限制以及违规使用的处罚条款，最后，在档案返还上设定了细致的责任归属和损坏、遗失情况下的处理措施，整体确保每一份借出的文档能够完整无误地回归档案管理系统，以此提高利用率和价值。
《集团档案管理制度参考模板范本》适用于集团企业及其下属各部门或机构内部。这份制度明确了各部门工作人员的行为准则与职责所在，特别是涉及与上级部门往来文件处理人员，如工程销售、施工合同签订负责人，行政部门发文专员，会议记录及影像采集工作者等关键岗位员工，确保每一位与档案打交道的员工都能准确遵循档案收集、管理规范执行任务。同时，它还为新员工提供了关于档案如何妥善管理的指导原则，帮助员工在初次接触到公司档案时了解正确的流程方法；更适用于企业档案管理员，在档案管理的实际工作中提供一套行之有效的管理依据，使档案能在整个集团公司体系内得到最高效的利用与保护。
