《文件和档案管理制度参考模板范本》讲解了为了加强企业内诸如文件、合同等资料的档案管理，确保这些重要材料能够系统地归档且易于利用而制定的一套全面制度。它描述了公司档案需集中于办公室进行统一管控，并详述归档的档案范围，这不仅囊括了政府机关与上级部门下达至公司的各类决策性文书，也包括公司外部发文及其内部产生的各类工作文件，还涉猎到员工相关重要信息以及公司发展历史记录等多元类型的数据文件。除此之外，文档强调归整档案的要求为尽可能使用原件进行归档，并明确要求各部门在收到批复文件之后要即时将材料移交办公室存档，以此保障材料完整性和连贯性。针对借阅档案方面，《文件和档案管理制度参考模板范本》指出由于其机密性质，借阅流程有着严格的规定。档案资料的调阅必须履行严格的手续，并限定了归还的时间节点，对因保管不力而导致丢失的情况明确了相应的应对机制，旨在确保档案资料安全与完整。
《文件和档案管理制度参考模板范本》适用于各行各业需要妥善管理和保护自身各类关键资料文件的企业或组织，特别是涉及大量内部与外部文件交流的单位，如制造业、金融、服务业中的大型集团公司，以及那些频繁与政府部门或其他单位有公文来往的企事业单位，此份管理制度为他们规范内部文档管理秩序提供了有效的指导框架。
