《档案管理制度》讲解了为了建立健全的档案管理制度，明确工作程序和职责，确保归档完整，防止档案流失和方便查阅，特制订本制度。该制度详细规定了综合管理部及档案管理员的管理职责，明确了制度的适用范围为集团总部及各子公司。在档案收集方面，制度规定了由集团总部各部门对工作开展中所产生的具有保存价值的证件、文件、图像、照片、录音、录像等材料进行分类，并拟出各部门归档目录，提交档案管理员，按照档案性质予以收集、分类、归档。具体分类包括综合管理部的证件类、公文类、经营管理类、法律事务类、馈赠性资料和人事资料；计划财务部的国税、地税登记证、财务管理的各种账册、报表、票据、凭证和文件材料；工程管理部的项目开发、工程管理施工、竣工验收等方面的资料；市场营销部的市场营销资料和市场分析报表等。归档时间方面，制度规定了不同类型档案的具体归档时间，如证件类一经形成及时入档，办理完毕的具有保存价值的各种资料在三日内立卷入档。档案保管方面，制度强调了档案管理员对档案管理的完全责任，并详细规定了集中管理、建立检索目录、归档的电子文件与纸质文件一并保存、存档移交手续、档案保密等内容。此外，制度还明确了档案的保管年限，分为永久保存、长期保存（50年以下至10年以上）、短期保存（1年至5年）和一年保存。档案借用方面，制度规定了普通档案和受控档案的借用流程，包括填写借用登记表、注明借用时间和归还时间，并对受控档案的借用增加了总经理批准的要求。
《档案管理制度》适用于集团总部及各子公司，特别是涉及档案管理工作的综合管理部、计划财务部、工程管理部和市场营销部等相关部门。该制度旨在规范档案管理工作，确保档案的完整性和安全性，提高档案管理的效率和便利性，适用于所有需要管理和使用档案的员工。
