电子公文数据智能化管理规范DB12T1449-2025.pdf

《电子公文数据智能化管理规范》讲解了电子公文数据的智能化管理标准和要求。该文件针对机关、企事业单位和社会团体在电子公文资源管理的规划、设计、开发、部署和应用过程中所面临的多方面问题提出了系统的规范。规范中涵盖资源管理要求、应用管理要求及安全要求三大部分，并结合智能化技术，提出了以国产化软硬件作为基础支撑的智能化管理技术架构。 资源管理要求从数据采集、存储和管理等方面细化要求，采集途径包含电子文件采集、纸质件采集、第三方数据接入三种方式。在数据采集环节，《规范》详细规定了不同采集方式的技术路径、文件格式转换标准、数据标准化处理流程等，强调电子文件需符合GB/T 33190格式要求。数据存储方面涵盖对非结构化数据和结构化数据的管理要求，并要求数据采集后的同步机制与完整性检测。在数据管理层面，《规范》还涉及数据质量管理的技术要求，具体包括文件真实性、完整性、合规性和可用性方面的检测。 在应用管理方面，《规范》明确了几类关键的智能应用功能，包括智能搜索、智能查重、智能问答、智能写作和智能对比等。这些功能不仅提升用户操作体验，也为电子公文的管理和协同提供了高效的智能手段。此外，规范中提出终端联动的概念，即不同系统之间能够无缝协同作业，从而增强整体的办公效率。 安全要求涵盖了存储安全、传输安全、文档使用安全及系统安全管理四大方面，确保整个电子公文生命周期内的安全性。《规范》强调安全防护与数据保护的必要性，通过标准格式转换、签章验证等具体措施保证信息安全，尤其适用于对敏感信息依赖性极高的电子政务及企业环境。 《电子公文数据智能化管理规范》适用于各级政府部门、企事业单位及社会团体的公文管理人员及相关信息技术部门，特别适合涉及电子政务平台、协同办公系统、数据档案管理部门及电子公文处理的技术研发与服务公司。该规范有助于指导电子公文系统的建设单位与开发企业在规划和实施过程中落实国产化、安全化、智能化的管理目标，确保文件的合规性及信息传输的安全性。同时，它也为企业或机构优化现有电子公文管理流程、提高办公效率及响应政策监管要求提供了有力的技术和规范支持。此外，对从事电子文档格式研究及AI技术应用的相关技术人员而言，《规范》具有重要的技术指导意义。