《文件记录和档案管理制度》讲解了为规范公司内部各类档案管理而特别制定的相关制度与实施细则。该制度确立了归档范围涵盖了从规划到合同、人事、技术等多方面的文档，并详细指明了不同部门对于特定类型档案管理的分工职责。比如财务部门负责经营管理档案，安环部则承担安全环保类资料管理。此外，制度对档案管理员的职能做出明确要求，强调要保障档案资料完整性、安全性及其易于利用性，同时也介绍了定期与不定期收集、整理材料的具体流程，并制定了详尽的分类标准。针对档案借阅，《制度》根据密级不同设立严格的借阅权限和批准流程，确保只有授权人员能够接触到敏感资料且明确了借阅期间的行为准则。在涉及档案销毁部分，此文件也提出了一系列严谨的规定和步骤，必须经高层管理者审核才能执行并确保有完整的销毁记录存档。
《文件记录和档案管理制度》适用于需要强化内部档案管理和资料保护的企业或组织机构。它不仅为大型企业的管理层和员工提供详细的指导方针，也同样适应中小型企业用于完善自己的档案管理体系。通过遵循本制度中所规定的各项措施，企业可以更高效地进行文件存储及管理，有效预防重要资料泄露风险，保障企业在经营管理过程中的信息安全性和可追溯性，从而提高整体运作效率。对于各职能部门如财务、技术以及行政部门来讲，这是一份关键的工作指南，有助于各部门间协调配合，确保公司各类文件记录按照既定标准得到妥善处理。
