图书资料管理办法.doc

图书资料管理办法图书资料管理办法第一章 总则第 1 条 为规范集团图书资料管理，做好对图书资料的预算、购买、保管和借阅，以节约开支、方便员工对图书资料的查阅和利用，特制定本办法。第 2 条 本办法适用于集团图书资料的购进、保管、整理、借阅与归还等图书管理工作。所称图书资料是指集团为满足各部门工作需要而购置的图书资料，包括各类工具书、报刊、杂志及相关学术著作等。第 3 条 主要职责。1.集团行政副总：负责图书资料采购计划及预算的审批。2.集团行政管理中心：负责图书资料的采购和日常保管、借阅等管理。3.集团财务管理中心：负责图书资料采购预算的审核及采购费用报销。4.集团各中心：负责制定部门业务相关的图书资料需求计划，并充分利用集团图书资料资源。第二章 图书资料的购置第 4 条 订购原则与要求。1.申请订购的图书资料，必须与申请人的职务或岗位工作性质有关。2.可订购的图书资料包括报刊、杂志、工具书、学术著作、教材等。3.订购以高管和部门为单位，严格履行订购审批程序。第 5 条 订购程序。每年 10 月到 12 月，由行政管理中心于向高管和各部门征集图书资料订阅需求，各位高管和部门负责人填写图书资料订阅需求表提交行政管理中心，行政管理中心汇总后形成图书资料订阅需求总表，报行政副总审批。第 6 条 购置方法。行政管理中心主任按审批后的订阅需求，制定购置计划，组织采购主管、档案管理员调查市场价格，确定订购途径。对于期刊类资料，应及时购买；对于图书、工具书等资料，尽量集中商家采购，以节省成本。第三章 图书资料的保管第 7 条 图书资料购进后，行政管理中心根据发票、清单，核对所购图书资料的数量，价格等；如有不符情况，应立即与有关部门和采购负责人联系，确保图书资料数量、价格与购求单据一致。第 8 条 档案管理员对图书资料的质量进行检查，若有质量不符合要求的，应及时退换。第 9 条 验收完毕，档案管理员要在图书资料的封面、目录和首页上加盖集团公章，并在侧边加盖骑缝章，以示图书资料的所有权。第 10 条 新购图书应按书籍类别和购置顺序编号，将书名、出版社名称、作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细录入集团档案管理系统。第 11 条 档案管理员对所保管的图书资料，应做到防潮、防霉、防蛀；对损坏的图书资料应及时修补、保证其完整性；每年年底将期刊按年度装订成册，归档备用，报纸每月处理一次。第 12 条 档案管理员在进行剔旧工作时，应征集领导、职工的多方面意见，不可单从图书室书架、书库不足的情况出发，盲目剔旧，避免把一些具有参考价值的书清理出去。第 13 条 图书资料剔旧的依据：1.内容陈旧，不再具有参考价值的图书资料。2.与集团业务毫不相干的或是复本数量已超过流通需要的图书资料。3.本身已破烂不堪,无法修复，从而失去参考价值的图书资料。第 14 条 清点和剔除应达到的要点：1.图书资料台账与实际藏书量一致，清除藏书数量的虚假性。2.提高目录的可行性，清除书卡不符的现象。3.及时将旧书剔除，并将新的、有价值的图书补充进来。4.平时应注意定期清点，以保证上架图书的质量。第 15 条 对职工或外部机构捐赠的图书，档案管理员应开具收纳凭证。第 16 条 图书资料的编目和分类。1.所有图书资料必须进行分类编目，并建立图书台账，书写要清晰。2.档案管理员定期更新图书资料总目录，制成报表，放到公司 OA 系统的“信息共享|知识共享”栏目，供全员参考。第四章 图书资料的分发、借阅与归还第 17 条 报刊、杂志的收取、分发。1.前台负责每日收取报刊、杂志及相关资料，并做分类整理。2.集团高管报刊、杂志、信笺等由前台当天分发；各部门订购的报刊、杂志由前台及时通知相关部门前来领取。3.公司在接待大厅上设置阅览架，放置公共报刊（含*报）及杂志，视实际情况，新闻报纸每日更新，月刊刊每月更新一次等，由前台负责管理。4.公司来访人员，可以随意浏览阅览架上的报刊、杂志，阅毕归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，由前台负责监管。第 18 条 图书的借阅。1.行政管理中心档案管理员负责图书的借出、归还、入库管理等工作。2.借阅者应先通过 OA 信息共享平台，查阅图书目录，并向档案管理员咨询该书状态，若为入库状态则直接向档案管理员借阅，借阅时应作登记。3.每位员工最多可同时借阅两本图书，借书期限一律不得超过一个月，到期应即归还；倘有特殊事由需续借者，需及时与管理员联系，续办借阅手续。4.专业性强的工具书可以长期借用，借阅期限原则上不得超过三个月。第 19 条 图书的归还。1.员工应在借期内归还图书，归还时由档案管理员确认图书清洁度及有无缺损，确认完好后，做图书归还登记。如果办续借手续逾期不还的，不慎遗失的，应视所借阅图书的新旧程度及价格作出赔偿，从当月工资里扣除。2.员工所借之图