会议管理办法.doc

会议管理办法会议管理办法第一章 总则第 1 条 为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本办法。第 2 条 本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第 3 条 主要职责。1.集团领导：负责重要会议计划方案及会议纪要的审批。2.集团行政管理中心：负责会议计划方案的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参与、准备及会议决定的落实等。第二章 会议类型第 4 条 固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。会议名称 召集部门 会议周期 参会人员 议题和活动股东大会 董事会 年度每年 4 月 股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上管理人员和各分公司经理 审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告公司年会 企业管理中心 年度春节前半个月左右 分公司主要管理人员，获奖人员，部分项目经理，总部全员 年度工作报告、年度表彰、年终聚餐经营工作会议 经营管理中心 半年度过年后和 6 月底 各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集团总部各部门负责人 经营工作总结及座谈财务工作会议 财务管理中心 半年度过年后和 6 月底 集团财务部门全员各分公司财务负责人 财务工作总结及座谈质安工作会议 工程管理中心 半年度过年后和 6 月底 集团工程部门全员各分公司负责人 工程质量、安全、创优的总结与座谈公司例会 企业管理中心 每周周一召开 公司高管各部门负责人 上周重大问题及部门计划执行情况等第 5 条 非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。第 6 条 会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。年度、半年度的固定大型会议，需要现场参与；其他会议可根据情况灵活选择相应的会议形式，但应保证一定的现场会议次数。第三章 会议计划第 7 条 制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议，行政管理中心做不同的计划方案。1.固定会议计划：行政管理中心可在每年年末制定第二年的会议计划（不含每周例会），填写会议计划表，并上报集团领导审批，在第二年年初公布计划。2.非固定会议计划：各会议组织部门需在每月 25 号前向行政管理中心呈报会议需求，填写会议需求表，行政管理中心收到会议需求后，进行统一规划，制定月度会议计划，填写会议计划表，并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理中心负责在每月30 号公布下月会议计划安排。3.每周例会固定在每周一上午 9:00 在公司会议室召开，特殊情况需变动的，应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。第 8 条 组织实施。行政管理中心负责协助其他部门组织会议，其他部门负责具体的会议计划实施，组织协调人员，主持召开会议。第 9 条 计划控制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议计划，当出现临时突发状况，行政管理中心负责及时调整计划，合理安排，保证会议的顺利召开。第四章 会议准备第 10 条 公布会议通知。会议通知由责任部门提前 3 天拟定（大型会议需提前 7 天），责任部门按会议通知模板（附件 3）填写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等，经部门负责人确认后发给行政管理中心，行政管理中心审核后进行公布。第 11 条 会场安排。行政管理中心协助会议责任部门按照会议要求，负责会场准备，按照会议准备确认表准备好各类物品，责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。第 12 条 会议室使用。会议室的使用由行政管理中心统一安排，行政管理中心负责安排清洁人员打扫会议室，保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心，行政信心中心进行登记，并准备相关物品，安排会后打扫。第 13 条 参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前，必须安排专人负责会议场地、参会人员的确认工作。第 14 条 参会人员预备工作。1.参会人员需按会议通知要求准备会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。2.参会人员如有重要材料容汇报，应提前至少一天发送给其他参会人员。3.不允许提出对于本次会议未准备讨论的议题或本部门内部协调即可解决的问题。第五章 会议召开第 15 条 会场纪律。1.准时出席，不迟到、早退、缺席；2.会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置，确需接听时，应到会议室外，切勿影响会议的正常进行。3.会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡；4.与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。5.不泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第