《工程文件管理工作制度》讲解了工程文件管理工作的基本原则及具体实施规则。该工作制度依据工程承建合同文件、国家和行业行政规章制度以及工程建设管理文件有关规定制订，涵盖了设计文件、施工文件、监理文件以及建设单位指示四大类的定义及其详细内容。文中对各类文件的作用、产生主体及其流转规则进行了详细说明，例如由设计单位提供或按承建合同规定承包商提供的可用于实施的图纸和技术文档构成设计文件，需经过会审且发现问题应及时以书面形式告知监理方；在施工阶段中形成的施工组织设计和其他工程承建活动相关的记录则属于施工文件，要求按时上报给监理公司审核；同时明确指出监理方根据授权执行任务时所发布的各项通知等为监理文件；而由建设单位发出的所有有关工程建设的通知纪要则是建设单位指示。另外特别提到所有具有法律约束力的工程文件，均必须是书面形式，并强调非正式文件的效力问题，确保在文件管理上的规范性和严谨性。
《工程文件管理工作制度》适用于涉及建设工程文件传递与管理的多个领域，主要包括建设单位、监理单位（监理机构）和承包商等参与工程建设的所有相关人员。无论是在项目策划准备阶段需要处理的设计文件，还是进入实质性建设过程中不断产生的施工文件及相关监理意见，亦或是贯穿整个工程建设周期建设单位的各项指令与协调沟通，都离不开这套工作制度。本文件明确了各单位和个人应遵守的具体条款，在保证文件有效管理和快速响应变更的同时也维护了各签约方应有的权利义务，避免了因文件传递不畅造成的工程风险与不必要的争端，提高了工程质量，保障了工程项目的顺利进行。
