《记录和记录管理控制程序》讲解了职业健康安全记录的管理流程，包括标识、保存和处置等环节，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实证据和信息。该程序适用于与职业健康安全管理体系相关的所有记录和管理活动。企管科作为主管部门负责记录的管理和监督检查，各单位则负责各自记录的填写、收集、保管、标识和管理。工作流程涵盖了记录表格的设计与要求，规定记录表格内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，且需有详细填写说明及审批流程。记录必须用钢笔填写，确保内容真实、准确、完整、清晰，并由指定人员定期收集整理。记录一般以文字形式保存，但也可采用磁盘、电子媒体等形式。记录由产生部门保存并确保连续性，外来人员查阅需经管理者审批。对于记录中的差错，只允许划改并在修正处签名或盖章，空格需用斜线表示无内容。当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计并按原流程审批。每月5日前需上报新增和作废表格清单。超过保存期的记录需列出清单并申请处理，其中需留作参考的加盖“作废”印章分开保存，其余记录由保管部门销毁并受企管科监督。
《记录和记录管理控制程序》适用于矿山行业及其下属各部门，特别是涉及职业健康安全管理的单位。这些单位包括但不限于生产部门、安全部门、后勤保障部门等，所有参与职业健康安全管理工作的人员都需遵循此程序。它不仅帮助各部门规范记录管理，还确保在发生事故或进行内部审核时，能提供详实可靠的证据支持，提升整体安全管理水平。此外，本程序也适用于第三方审计机构和外部监管机构，在检查矿山企业职业健康安全管理体系时参照执行。
