物资采购过程文件归档管理规范QSY 13589-2023.pdf

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文档编号：394570

上传时间：2025-07-06

格式：PDF

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关键词：: 物资采购过程文件归档管理规范QSY 13589-2023 物资采购过程文件归档管理规范 QSY 13589 2023

资源简介：: 《物资采购过程文件归档管理规范QSY 13589-2023》讲解了在物资采购过程中涉及的相关文件如何进行科学、系统化归档管理的具体要求和操作规范。该标准主要围绕物资采购全周期，涵盖了采购准备、供应商评估与选择、合同签订与执行、物资验收及付款等多个关键阶段产生的各类文档资料，确保所有信息完整留痕且可追溯。通过制定统一的文件格式、明确归档范围与期限，并对纸质和电子档案实施分类存储，为今后的审计检查和责任追究奠定依据。规范描述了归档管理的基本原则，如合规性、完整性、安全性和高效性等，同时结合现代信息化手段提出推动电子化管理和无纸化进程的要求。标准强调档案管理人员职责应清晰明确，各单位应建立严格的文件移交、整理与保存程序，加强信息安全管控措施。此外，文件归档的时间节点和具体责任人也有明确规定，以保障数据时效性和真实性。对于企业来说，落实本规范有助于实现内控优化和风险防控的目标，同时强化供应链管理水平。

《物资采购过程文件归档管理规范QSY 13589-2023》适用于制造业企业、能源类国企、大型工程建设单位以及政府机构等涉及大批量生产或工程项目中的物资采购环节的企事业单位。此外，本行业领域的档案管理部门、法律事务部门和内部审计团队同样适用这一指导方针。此规范不仅为企业提高物资采购效率、避免资源浪费提供了参考框架，还助力相关监管机构开展事后监督审查工作。无论是传统制造型企业，还是新兴智能装备制造公司，在遵循国家相关法律制度的前提下，均可以根据自身特点对照该规范开展文件整理和档案优化任务，确保管理链条环环相扣并具有可持续改进能力。

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