《铁路工程总承包公司项目函件示范文本汇编》讲解了中建铁路工程总承包公司在项目实施过程中涉及到的各种类型函件的撰写标准与规范。本文件涵盖了五个主要部分，分别是使用说明、向业主催款类函件范本、分包扣款及代工类函件范本、质量类函件范本和工期类函件范本。该汇编不仅包括具体函件模板的编写格式、内容要求、以及如何根据实际情况修改应用的方法，还明确了每封函件需要详细列出的相关背景事实、采取或建议对方应采取得措施，合同的具体约定条款，并对违约行为带来的量化损失进行了评估，从而确保所有沟通能够依据事实说话并具有法律效力。对于函件发送过程中的注意事项也有详尽解释，如需保证签收人的权限以及当面拒收情况下的应急措施等。同时，该文本特别指出，为了保证函件及其附页的安全性，如果内容繁杂，页数较多，还应该加盖骑缝章；而作为存档需求，每一封发出的信件都须保留两份复印件，以供内部管理与外部往来的记录。
《铁路工程总承包公司项目函件示范文本汇编》适用于各大铁路建设单位、特别是参与铁路工程项目施工承包的企业以及其分包商在履约过程中起草各类必要沟通文件时使用。不论是总包商向业主方催讨应付款项，或是因为质量问题向分包商发出整改通知，还是针对现场不具备正常施工条件的情况及时反馈给甲方要求限期改正，在这些场景下均可以找到对应的模版参照。此文献提供的标准化函件示例有助于提高企业之间的书面交流效率，并且能够在一定程度上规避因表述不清晰或条款不符合法律法规造成的风险问题，为确保铁路建设项目依法依规推进提供了坚实的制度保障。
