《文件和记录安全管理制度》讲解了为了确保工程建设资料及管理人员人身安全，在资料的存储、借阅、管理等方面制定的详细规定。该制度指出在防火防盗工作上要确定专人负责资料室的归档、借阅管理，并严格限制进入权限，只有责任人员名单上的人才可以准许进入，其他人未经许可不得擅自入内。同时规定所有人员借阅资料需获得管理员同意且进行借阅登记手续以按时归还资料，以保障资料完整无误。该制度严禁在资料室内进行生明火及吸烟行为，以防引发火灾，为保护重要文件与资料提供安全保障。对于电器及照明线路等定期检查也做了具体要求，以避免因电路故障造成的损失，同时强调资料室内应配全消防设施，以便应对可能出现的紧急情况。工作人员离开时要锁好门窗并切断电源。制度中还特别提到了保持资料室干燥、通风及摆放合理的重要性，并指定了相关图示的要求以保证工作人员快速了解布局。
《文件和记录安全管理制度》适用于工程建设领域中的各个项目管理公司或部门，包括从事基础设施建设、建筑设计及其他涉及较多纸质和电子文件保存与查阅工作的企业机构。尤其适用于存在大量关键性和易燃性文件资料储存需求的相关行业单位。该制度能够帮助这些企业在文件存储安全管理方面建立起明确的行为准则和操作流程。
