文秘的时间管理.PPT

第五讲 行政文秘的时间管理,广东众行管理顾问有限公司提供,课程程序,1分析时间2诊断工作环境，提高工作效率3立即改变4. 跨越时间管理陷阱,一. 分析时间,每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志记忆往往是不可靠的。,诊断工作环境，提高工作效率,办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰,讨论：,如何排除办公室4大效率毒素？,办公室“排毒4味丸”,第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰,小办公室排毒案例,办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等,小办公室排毒案例（续）,个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）,小办公室排毒案例（续）,主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间,效率专家挑错办公室,（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人,效率专家挑错办公室,（图2）60分错误1 公共通道和私人空间交叉错误2 接待空间在办公室尽头错误3 秘书与主管座位离开太远错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据,效率专家挑错办公室,（图3）70分 错误1 公共通道过长错误2 主管个人空间失去接待功能,效率专家挑错办公室,（图4）满分优点1 充分利用有阳光的窗口位置优点2 私人空间和公共空间交叉减少优点3 利用隔板阻断过多噪音优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰,办公室排毒DIY,自我检测问题：我的办公桌为什么要放在这个位置？我的工作空间和公共通道是否过近？我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？提出办公室改善建议。,二. 时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 文件满桌病喋喋不休的“电话粥”源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断 不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”,2. 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话,三. 如何跨越时间陷阱,要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话筛选信息,1. 要事第一,“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法,2. 以终为始,是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？,3. 学会说“NO！”,1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3.显示慎重4.表情应和颜悦色5.态度坚定,3. 学会说“NO！”,6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝,4办公桌上的“5 S”运动,整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理,5有效、恰当地利用电话,选择打电话的时间按照优先顺序打电话清楚每个电话要讨论的要点对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数,6 筛选信息,迅速处理妥善存放没有保存价值的资料就销毁,运筹他人的时间,时间管理矩阵图,紧急,不紧急,重要,不重要,五、时间管理的工具,1月历2 行事历与甘特表3 效率手册4 商务通与订房卡5 闹钟6. 其它工具,六. 你的计